Rallye vélo : quoi prévoir et en quelles quantités ?

Un rallye vélo demande plus que des vélos et un questionnaire. Il faut préparer l’accueil, le ravitaillement, les réparations possibles et le matériel qui permet aux équipes de suivre le parcours sans hésiter. Compte un gobelet réutilisable et une assiette par participant, puis prévois une réserve de 10 %. Les glacières, thermos et distributeurs de boissons doivent être répartis entre le départ, les points de passage et l’arrivée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses
- Petits pains complets à cuire - 70 pièces
- Petits pains blancs à cuire - 50 pièces
- Beurre - 2 barquettes
- Fromage jeune - 2,5 kilogram
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 80 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Oranges - 40 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Limonade - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 12 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 200 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Essuie-tout - 6 paquets
- Filtres à café - 2 paquets
- Gants jetables - 2 boîtes
- Pansements - 4 boîtes
- Compresses de gaze - 4 paquets
- Désinfectant - 3 bouteilles
- Crème solaire - 6 bouteilles
- Répulsif anti-insectes - 4 bouteilles
- Chewing-gum - 6 paquets
- Barres chocolatées - 60 pièces

Équipement

Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Téléphonesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation pour vélosqté 4
Chambres à air de rechangeqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de véloqté 6
Antivols de véloqté 6
Sangles de rechangeqté 6
Porte-bidonsqté 6
Serviettesqté 12

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 35
Feuilles de puzzleqté 35
Formulaires de réponseqté 35
Listes de participantsqté 4
Règles du jeuqté 35
Presse-papiersqté 35
Stylosqté 50
Marqueursqté 24
Enveloppesqté 40
Étiquettes nominativesqté 80

Signalisation

Flèches de directionqté 40
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Serre-câblesqté 100
Étuis étanchesqté 40
Panneaux d’orientationqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 8

Éclairage

Lampes à batterieqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Pompes à ballonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 3

Conseils

Prévois au moins une pompe à vélo et un kit de réparation pour chaque zone où les équipes peuvent s’arrêter. Ajoute des chambres à air de rechange dans plusieurs tailles compatibles avec les vélos inscrits.
Prépare 10 % de gobelets, assiettes et couverts réutilisables en plus du nombre de participants confirmé. Cette marge couvre les pertes, les chutes et les visiteurs de dernière minute.
Place les flèches et indications dans des pochettes ou supports résistants à la pluie, et imprime les feuilles de puzzle et formulaires de réponse avec une marge de 10 % par rapport aux inscrits.
Réserve un gilet réfléchissant pour chaque bénévole placé sur le parcours, plus 2 ou 3 exemplaires de secours. Les bénévoles doivent être identifiables avant le départ, surtout aux croisements.
Charge les téléphones, ordinateurs portables, mégaphones et batteries externes la veille. Prévois au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, en gardant les câbles hors des passages.

Questions fréquentes

Combien de matériel prévoir par participant pour un rallye vélo ?: Prévois un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par personne, avec 10 % de réserve. Imprime également 10 % de feuilles de puzzle et de formulaires de réponse supplémentaires.
Combien de chambres à air de rechange faut-il pour un rallye vélo ?: Prévois au minimum une chambre à air de rechange pour 10 participants, réparties sur le parcours et à l’arrivée. Ajoute plusieurs dimensions si les vélos des inscrits ne sont pas tous équipés de pneus identiques.
Quand préparer le matériel d’un rallye vélo ?: Vérifie les pompes, kits de réparation, batteries et mégaphones 48 heures avant le départ. Imprime et assemble les documents au plus tard la veille, après la confirmation définitive de l’itinéraire.
Combien de gilets réfléchissants faut-il prévoir ?: Prévois un gilet par bénévole affecté à un poste extérieur, plus 2 ou 3 gilets de secours. Distribue-les avant l’ouverture de l’accueil afin que chaque poste soit équipé dès le départ.

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