Organiser un rallye vélo sans rien oublier

Un rallye vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques énigmes. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations nécessaires, préparer les équipes et donner aux participants des consignes utilisables sur le terrain. Cette checklist vous accompagne de la première décision jusqu’à l’accueil au départ et à l’arrivée. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : les réponses du quiz, le balisage, le matériel de réparation, les besoins alimentaires et le plan B en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Définir le thème du puzzle et les règles du jeu
2 personnes
Sélectionner les points de parcours
2 personnes
Rédiger les questions du quiz
2 personnes
Enregistrer les réponses et le score
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier définitivement l'itinéraire
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Mettre en forme le matériel de puzzle
2 personnes
Composer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Imprimer les feuilles de puzzle
Imprimer les formulaires de réponse
Marquer les points du parcours
3 personnes
Créer des flèches et des indications
2 personnes
Préparer la répartition des équipes
Répartir les bénévoles par poste
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les kits d’itinéraire par équipe
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes

Événement

Monter la table de départ
3 personnes
Installer la table d’arrivée et de restauration
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
6 personnes
Préparer l’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de parcours
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Accompagner le départ des équipes
3 personnes
Soutenir les participants en cours de route
3 personnes
Distribuer les vélos de secours
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Récupérer les formulaires de réponse
2 personnes
Vérifier les réponses
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Trier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retirer les panneaux de parcours et les rubans
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses

Équipement

Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Téléphonesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation pour vélosqté 4
Chambres à air de rechangeqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques de véloqté 6
Antivols de véloqté 6
Sangles de rechangeqté 6
Porte-bidonsqté 6
Serviettesqté 12

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 35
Feuilles de puzzleqté 35
Formulaires de réponseqté 35
Listes de participantsqté 4
Règles du jeuqté 35
Presse-papiersqté 35
Stylosqté 50
Marqueursqté 24
Enveloppesqté 40
Étiquettes nominativesqté 80

Signalisation

Flèches de directionqté 40
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Serre-câblesqté 100
Étuis étanchesqté 40
Panneaux d’orientationqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 8

Éclairage

Lampes à batterieqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Pompes à ballonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 3

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, de vérifier les autorisations et de préparer un parcours alternatif.
Testez l’itinéraire à vélo avant de finaliser les cartes. Comptez une reconnaissance complète, puis une dernière vérification dans les 7 jours précédant le rallye pour repérer travaux, déviations ou passages dangereux.
Préparez les équipes et les postes des bénévoles au plus tard 10 jours avant l’événement. Prévoyez au minimum une personne identifiée pour l’accueil, chaque point de parcours et la gestion des incidents.
Imprimez les feuilles de puzzle, les formulaires de réponse et les cartes quelques jours à l’avance, puis préparez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Une feuille perdue ou une inscription de dernière minute ne doit pas bloquer le départ.
Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant le rallye : heure et lieu de rendez-vous, durée estimée, règles du jeu, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de problème. Vérifiez aussi les prévisions météo à 48 heures et la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye vélo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Il faut réserver les lieux de départ et d’arrivée, vérifier les autorisations, tester le parcours, ouvrir les inscriptions et préparer le quiz ainsi que le matériel imprimé.
Quand vérifier l’itinéraire d’un rallye vélo ?: Faites une première reconnaissance dès que le parcours est défini, puis une vérification définitive dans les 7 jours avant l’événement. Préparez aussi un itinéraire alternatif avant cette dernière étape.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo ?: Prévoyez au minimum une pompe, plusieurs kits de réparation et des chambres à air de rechange. Répartissez ce matériel entre le départ, l’arrivée et les bénévoles mobiles plutôt que de tout laisser à un seul point.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant le rallye, puis rappelez l’heure et le lieu de rendez-vous la veille si nécessaire. Les consignes doivent inclure les règles du jeu, le parcours prévu, les contacts utiles et les éventuelles informations alimentaires.

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