Comment organiser un concours d’escalade de bloc ?

Un concours d’escalade de bloc se prépare d’abord autour du format, de la salle et du nombre de participants. Ensuite, il faut coordonner les inscriptions, les catégories, les ouvreurs, le jury et les bénévoles avant de préparer les parcours et les feuilles de score. Le jour J, les groupes de départ, la circulation dans la salle et la remontée des résultats doivent être parfaitement clairs. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d'escalade
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Définir les catégories du concours
2 personnes
4
Définir la limite de participants
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Rédiger les informations du concours
7
Ouvrir les inscriptions
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
10
Contacter les membres du jury
11
Enregistrer les constructeurs d'itinéraires
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les règles de la compétition
16
Mettre à jour la liste des participants
17
Répartir les groupes de départ
2 personnes
18
Établir la répartition des parcours
2 personnes
19
Rédiger les consignes du jury
20
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
21
Commander les prix
22
Envoyer la confirmation aux participants
23
Préparer les feuilles de score
2 personnes
24
Créer des badges prénom
25
Imprimer les cartes d'itinéraire
26
Préparer la table des prix
2 personnes
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Vérifier les murs d’escalade de bloc
2 personnes
30
Marquer les parcours de compétition
4 personnes
31
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
32
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Installer la table traiteur
2 personnes
37
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
38
Placer les tables de score par zone
3 personnes
39
Organiser le briefing du jury
5 personnes
40
Tester le système d'inscription
2 personnes
41
Préparer les kits des participants
2 personnes
42
Vérifier l’espace public
2 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
47
Animer le tour de compétition
8 personnes
48
Vérifier les scores
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Récupérer les fiches de score
3 personnes
52
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
53
Annoncer les finalistes
2 personnes
54
Préparer les parcours de la finale
4 personnes
55
Encadrer la finale
8 personnes
56
Traiter les scores finaux
3 personnes
57
Annonce des gagnants
2 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Prendre une photo de groupe
2 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
66
Nettoyer le mur d'escalade
3 personnes
67
Archiver les données de score
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger les stocks restants
2 personnes
72
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Tasses à caféqté 50

Matériel de sport

Numéros de départqté 80
Feuilles de scoreqté 120
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d’itinéraireqté 100
Flèches de directionqté 30
Ruban de compétitionqté 12
Ruban d’escaladeqté 20
Balles de craieqté 30
Seaux à craieqté 12
Sets de brossesqté 20
Tapis de chuteqté 4
Chronomètresqté 8
Prises d’escalade de rechangeqté 30
Trophéesqté 9
Médaillesqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleur
Microphone
Affichage du minuteur

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez la capacité réelle, les tapis disponibles, les zones accessibles au public et le temps nécessaire pour installer puis démonter les parcours.
Fixez le format, les catégories et la limite de participants avant de créer le formulaire. Prévoyez aussi une question sur les besoins alimentaires afin de ne pas devoir les recueillir séparément plus tard.
Confirmez les ouvreurs, les membres du jury et les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Établissez ensuite un planning par créneau, car une seule personne ne peut pas assurer l’accueil, le chronométrage et les résultats en même temps.
Préparez les feuilles de score, les cartes d’itinéraire, les numéros de départ et les consignes du jury avant la confirmation finale des participants. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et gardez des stylos et des presse-papiers de réserve.
Envoyez les règles et les horaires aux participants au moins 7 jours avant le concours. Le message doit préciser l’heure d’arrivée, la répartition des groupes, le fonctionnement du scoring, les repas éventuels et ce qu’il faut apporter.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’escalade de bloc ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la salle, définir le format, ouvrir les inscriptions et recruter l’équipe. Commencez plus tôt si vous commandez des trophées ou si plusieurs catégories sont prévues.
Combien de participants prévoir pour un concours d’escalade de bloc ?: La limite dépend de la capacité de la salle, du nombre de blocs et du temps disponible. Définissez-la avant l’ouverture des inscriptions, puis répartissez les participants en groupes de départ suffisamment petits pour éviter les files d’attente.
Quand envoyer les règles aux participants ?: Envoyez les règles et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Une confirmation finale avec le groupe de départ et l’horaire peut partir 2 à 3 jours avant.
De combien de bénévoles a-t-on besoin pour un concours de bloc ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne pour le jury ou le chronométrage et 1 personne pour les résultats, en plus des ouvreurs. Ajoutez des bénévoles dès que plusieurs groupes évoluent simultanément.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.