Cómo organizar una competición de boulder sin perder el control

Una competición de boulder se organiza en un orden muy concreto: primero se bloquean la sala, el formato y el límite de participantes; después se preparan las inscripciones, las rutas y el equipo humano. El día del evento, los dorsales, las hojas de puntuación y los grupos de salida deben estar listos antes de recibir a los escaladores. Este plan te ayuda a coordinar jueces, diseñadores de rutas y voluntarios, y a evitar los fallos que suelen aparecer en las últimas 48 horas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala de escalada
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Definir las categorías del concurso
2 personas
4
Establecer el límite de participantes
5
Crear el formulario de inscripción
6
Redactar la información de la competición
7
Abrir inscripciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Distribuir el cartel promocional
2 personas
10
Contactar a los miembros del jurado
11
Registrar a los diseñadores de rutas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Enviar las reglas de la competición
16
Actualizar la lista de participantes
17
Dividir los grupos de salida
2 personas
18
Distribuir la ruta
2 personas
19
Redactar las instrucciones para el jurado
20
Crear el horario de voluntarios
2 personas
21
Encargar premios
22
Enviar confirmación a los participantes
23
Preparar formularios de puntuación
2 personas
24
Hacer etiquetas con nombres
25
Imprimir mapas de ruta
26
Preparar la mesa de premios
2 personas
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Comprobar los muros de boulder
2 personas
30
Señalizar las rutas del concurso
4 personas
31
Preparar el material de competición
3 personas
32
Rellenar las neveras
2 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
36
Montar la mesa de catering
2 personas
37
Colocar los mapas de ruta
2 personas
38
Colocar las mesas de puntuación por zona
3 personas
39
Hacer el briefing con el jurado
5 personas
40
Probar el sistema de registro
2 personas
41
Preparar los paquetes para participantes
2 personas
42
Inspeccionar el área de público
2 personas

Evento

43
Recepción de participantes
4 personas
44
Registrar a los participantes
3 personas
45
Repartir dorsales
2 personas
46
Dar la reunión inicial
2 personas
47
Coordinar la ronda de competición
8 personas
48
Comprobar puntuaciones
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Recoger formularios de puntuación
3 personas
52
Introducir el balance provisional
2 personas
53
Anunciar a los finalistas
2 personas
54
Preparar los recorridos de la final
4 personas
55
Coordinar la final
8 personas
56
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
57
Anunciar a los ganadores
2 personas
58
Entregar premios
3 personas
59
Hacer una foto de grupo
2 personas
60
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

61
Recoger el material de competición
4 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar la zona de catering
2 personas
66
Limpiar el suelo de escalada
3 personas
67
Archivar los datos de puntuación
68
Publicar los resultados
69
Agradecer a los participantes
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Recoger el stock sobrante
2 personas
72
Inspección final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 30
Mesas altascant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Tazas de cafécant. 50

Material deportivo

Dorsalescant. 80
Hojas de puntuacióncant. 120
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Tarjetas de rutacant. 100
Flechas de rutacant. 30
Cinta para competicióncant. 12
Cinta de escaladacant. 20
Pelotas de tizacant. 30
Cubos de tizacant. 12
Set de cepilloscant. 20
Colchonetas de caídacant. 4
Cronómetroscant. 8
Garras de escalada de repuestocant. 30
Troféos de premiocant. 9
Medallascant. 30

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz
Micrófono
Pantalla del temporizador

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Pinzascant. 6

Decoración

Pósters del concursocant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el formato, las categorías y el límite de participantes antes de abrir las inscripciones. Si esperas más personas de las que puede gestionar la sala, tendrás que rehacer grupos, horarios y material.
Cierra la inscripción con tiempo suficiente para dividir a los participantes en grupos de salida y preparar dorsales, etiquetas, hojas de puntuación y mapas de ruta. Envía las reglas y la confirmación final al menos 3 días antes.
No dejes para la última semana la contratación de jueces y diseñadores de rutas. Dales por escrito el formato, las categorías, los criterios de puntuación y el horario que deben seguir.
Prepara un puesto de control con portátiles o tablets, impresora, bolígrafos y portapapeles. Ten hojas de puntuación y dorsales de reserva para corregir errores de inscripción sin detener la competición.
Revisa el material deportivo el día anterior: tarjetas y flechas de ruta, cinta, cepillos, tiza, cronómetros, colchonetas y presas de repuesto. También confirma el horario de voluntarios y las preferencias dietéticas de los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de boulder?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la sala y define el formato al principio; deja cerrados jueces, diseñadores de rutas, voluntarios y premios como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una competición de boulder?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, dividir los grupos de salida, imprimir dorsales y preparar las hojas de puntuación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de boulder?: Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto operativo y añade 2 personas de reserva. Para un evento de 40 a 60 participantes, suele ser necesario cubrir recepción, puntuación, control de tiempos y apoyo en sala.
¿Qué hay que enviar a los participantes antes de la competición?: Envía la confirmación y las reglas entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el grupo de salida, el formato de puntuación, las categorías y cualquier indicación sobre comida o material.

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