Comment organiser quatre jours de marche ?

Pour organiser quatre jours de marche, commencez par verrouiller la date et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les secours et les contrôles du parcours doivent être traités plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les inscriptions, les bénévoles, les points de repos et le ravitaillement jour par jour. Les derniers préparatifs concernent le balisage, les kits de départ, la météo et l’installation des zones de départ et d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Planifier les contrôles de parcours
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Demander des agents de circulation
7
Assurer la présence des secours
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
15
Commander les dossards
16
Collecter les coordonnées médicales
17
Balisage du parcours
4 personnes
18
Vérifier les points de repos
3 personnes
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Composer les kits de démarrage
4 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
24
Vérifier les prévisions météo

Événement

25
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
26
Installer les tables d’inscription
3 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
28
Aménager des points de repos
6 personnes
29
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
30
Enregistrer les participants
4 personnes
31
Distribuer les dossards
3 personnes
32
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
33
Faire partir les marcheurs
3 personnes
34
Tenir le point de repos
3 personnes
35
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
36
Tenir les postes de circulation
4 personnes
37
Enregistrer les arrivants
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Clore la première journée
2 personnes
41
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
42
Vérifier les panneaux de signalisation
3 personnes
43
Aménager des points de repos
5 personnes
44
Enregistrer et faire partir les participants
4 personnes
45
Tenir le point de repos
3 personnes
46
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
47
Tenir les postes de circulation
4 personnes
48
Enregistrer les arrivants
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Mettre en œuvre le troisième jour
52
Exécuter le dernier jour
53
Assurer la remise des médailles
4 personnes
54
Prendre les photos de fin
2 personnes
55
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
56
Féliciter les finishers
4 personnes
57
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

58
Démonter le site
6 personnes
59
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
60
Nettoyer le matériel
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 10
Nappesqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Chargeursqté 8
Enceintes de musiqueqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 8
Distributeurs d'eauqté 6
Thermosqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Panneaux de directionqté 40
Numéros de départqté 450
Braceletsqté 450
Rubans de médailleqté 450
Médailles de marcheqté 450
Cartes d'itinéraireqté 500
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 24
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Parapluiesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Gobelets à caféqté 500
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 6
Jerricansqté 12

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 30
Pansements pour ampoulesqté 200

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Panneaux indicateursqté 20

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Désinfectantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations nécessaires, l’assurance et les agents de circulation : ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment. Répartissez-les par mission et par journée, notamment pour l’accueil, les contrôles du parcours, les points de repos et le départ.
Traitez les inscriptions avant de préparer les kits de démarrage. Recueillez les besoins alimentaires et les coordonnées médicales afin de transmettre les informations utiles aux équipes concernées.
Contrôlez chaque point de repos séparément : accès, stocks, eau, gobelets et moyens de communication. Prévoir des glacières, des distributeurs d’eau et des thermos évite les ruptures pendant les quatre jours.
La veille, vérifiez la météo, le balisage et les stocks, puis faites le briefing des bénévoles. Le matin du départ, installez les tentes, tables, chaises, panneaux et numéros avant l’arrivée des marcheurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser quatre jours de marche ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Les autorisations, l’assurance, les secours, les agents de circulation et la réservation des lieux doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour quatre jours de marche ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois la date, l’itinéraire et les principales mesures de sécurité validés. Fixez une date limite au plus tard 10 à 14 jours avant le départ pour préparer les numéros, cartes et kits.
Comment gérer le ravitaillement pendant quatre jours de marche ?: Établissez un stock distinct pour chaque journée et chaque point de repos, puis contrôlez-le la veille. Prévoyez une marge d’environ 10 % pour l’eau, les gobelets et les produits alimentaires afin de ne pas manquer de matériel.
Quand baliser le parcours d’une marche de quatre jours ?: Faites le balisage le jour précédant chaque étape, ou suffisamment tôt le matin pour terminer avant le passage des marcheurs. Contrôlez ensuite les flèches, panneaux, cônes et rubans sur l’ensemble du parcours.

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