Zo organiseer je een wandelvierdaagse
Begin met de datum, afstanden en route voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je vergunningen, verzekering, start- en finishlocatie en de bezetting voor verkeer en EHBO. Plan routecontroles ruim vooraf en leg vast wie onderweg rustpunten, bewegwijzering en communicatie beheert. In de laatste week draait alles om aantallen: inschrijvingen verwerken, dieetwensen en medische contactgegevens controleren, startpakketten samenstellen en de voorraad voor vier wandeldagen aanvullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Routecontroles plannen
2 personen
- 5
Start- en finishlocatie reserveren
- 6
Verkeersregelaars aanvragen
- 7
EHBO-bezetting vastleggen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Routekaarten laten drukken
- 15
Startnummers bestellen
- 16
Medische contactgegevens verzamelen
- 17
Route bewegwijzeren
4 personen
- 18
Rustpunten controleren
3 personen
- 19
Voorraad controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen
- 24
Weersverwachting controleren
Event
- 25
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
- 26
Inschrijftafels opstellen
3 personen
- 27
Routeborden plaatsen
4 personen
- 28
Rustpunten inrichten
6 personen
- 29
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 30
Deelnemers registreren
4 personen
- 31
Startnummers uitdelen
3 personen
- 32
Route-instructies geven
2 personen
- 33
Wandelaars laten starten
3 personen
- 34
Rustpunt bemannen
3 personen
- 35
Water en fruit uitdelen
3 personen
- 36
Verkeersposten bemannen
4 personen
- 37
Finishers registreren
3 personen
- 38
Dranken bijvullen
2 personen
- 39
Afval verzamelen
2 personen
- 40
Eerste dag afsluiten
2 personen
- 41
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
- 42
Routeborden controleren
3 personen
- 43
Rustpunten inrichten
5 personen
- 44
Deelnemers afmelden en starten
4 personen
- 45
Rustpunt bemannen
3 personen
- 46
Water en fruit uitdelen
3 personen
- 47
Verkeersposten bemannen
4 personen
- 48
Finishers registreren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Afval verzamelen
2 personen
- 51
Derde dag uitvoeren
- 52
Laatste dag uitvoeren
- 53
Medaille-uitreiking begeleiden
4 personen
- 54
Finishfoto's maken
2 personen
- 55
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
- 56
Finishers feliciteren
4 personen
- 57
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Nazorg
- 58
Locatie afbreken
6 personen
- 59
Routeborden verwijderen
4 personen
- 60
Materialen schoonmaken
4 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Afval afvoeren
2 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 66
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
- Tafelkledenaantal 12
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Opladersaantal 8
- Muziekspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Waterdispensersaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 120
- Routebordenaantal 40
- Startnummersaantal 450
- Polsbandjesaantal 450
- Medaillelintenaantal 450
- Wandelmedaillesaantal 450
- Routekaartenaantal 500
- Klembordenaantal 12
- Markeerstiftenaantal 24
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Verkeersvestenaantal 20
- Regenschermenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Koffiebekersaantal 500
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Serveerschalenaantal 20
- Schenkkannenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Koelcontainersaantal 6
- Jerrycansaantal 12
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Reddingsdekensaantal 20
- IJscompressenaantal 30
- Blarenpleistersaantal 200
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Zaklampenaantal 12
- Batterijenaantal 48
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Nederlandse vlaggenaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Afvalknijpersaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 8
- Desinfectiemiddelaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route vier tot zes weken vooraf definitief vast en controleer elk traject minstens twee keer: eenmaal overdag en eenmaal met aandacht voor gevaarlijke oversteekplaatsen.
- Plan per rustpunt een verantwoordelijke, een voorraadcontrole en een communicatiemiddel. Portofoons zijn handig op plekken waar mobiele telefoons niet betrouwbaar bereik hebben.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf en geef voor de start een briefing van minimaal 30 minuten over verkeersposten, EHBO, routepijlen en het melden van vermiste wandelaars.
- Tel deelnemers per wandeldag en bestel routekaarten, startnummers, medailles en drinken met minimaal 10 procent reserve. Vooral bekers, water en koele opslag worden snel onderschat.
- Bouw het start- en finishgebied de avond ervoor op als dat kan. Test microfoon, speakers, verlengkabels en stekkerdozen en controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur voor de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wandelvierdaagse organiseren?
- Begin minimaal drie maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verzekering. Start de inschrijving uiterlijk zes tot acht weken voor de eerste wandeldag, zodat je vrijwilligers en materialen op aantallen kunt plannen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelvierdaagse?
- Maak per route een aparte bezetting voor verkeersregelaars, rustpunten, EHBO en finish. Reken daarnaast op minstens twee coördinatoren per dag en plan 10 tot 20 procent extra vrijwilligers voor uitval.
- Wat moet je regelen voor de route van een wandelvierdaagse?
- Leg de route vier tot zes weken vooraf vast, controleer kruisingen en rustpunten en vraag benodigde vergunningen tijdig aan. Plaats routepijlen en routeborden pas na een laatste controle, bij voorkeur op de dag vóór de wandeling.
- Hoeveel drinken heb je nodig tijdens een wandelvierdaagse?
- Plan per deelnemer minimaal 1 liter drinkvoorziening verspreid over de route, naast water bij start en finish. Tel per rustpunt de verwachte deelnemers en houd minstens 10 procent extra voorraad aan voor warm weer of onverwachte vertraging.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!