Checklist pour organiser un voyage au salon

Un voyage au salon demande plus qu’un billet d’entrée et un moyen de transport. Il faut coordonner les inscriptions, les données des participants, les rendez-vous, les repas et les documents de voyage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix de la date jusqu’à l’accueil au point de départ. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : contacts d’urgence, besoins alimentaires, badges, batteries chargées et itinéraire imprimé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le lieu et la date du salon
Réserver le transport
Réserver des billets d’entrée
Réserver le restaurant
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les contacts d'urgence
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les billets et l’itinéraire
Consulter le programme du salon
2 personnes
Confirmer les rendez-vous de visite
2 personnes
Communiquer le lieu de rassemblement
Envoyer les informations de voyage
Imprimer les plans et le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
Acheter le catering
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Recharger les batteries externes
Faire les bagages pour le voyage
2 personnes

Événement

Préparer le point de départ
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossiers des participants
2 personnes
Accompagner le groupe vers le transport
3 personnes
Accompagner le trajet vers la foire
3 personnes
Rassembler le groupe à l’entrée
3 personnes
Gérer l'accès et les badges
3 personnes
Présenter le parcours de la foire
Encadrer la visite de groupe des stands
3 personnes
Distribuer les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner la visite libre du salon
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner le groupe au restaurant
3 personnes
Vérifier le dîner et les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Accompagner le retour
3 personnes

Suivi

Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Retourner le matériel de transport
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Porte-serviettesqté 2

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Lunch-boxqté 4
Courses

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 3
Chargeurs USBqté 6
Téléphone mobileqté 2
Appareil photo

Papeterie

Dossiers des participantsqté 30
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 35
Plans imprimésqté 30
Programmes imprimésqté 30
Liste des participantsqté 4
Liste des contacts d’urgenceqté 4
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30
Tours de couqté 30

Organisation

Presse-papiersqté 3
Chemises à pinceqté 3
Pots à crayonsqté 2
Étiquettes nominativesqté 40
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2
Élastiquesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Lampes de pocheqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons microfibresqté 6

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, la date, le transport et les billets avant d’envoyer les invitations. Gardez une seule liste des participants et mettez-la à jour après chaque inscription.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Une relance 7 jours avant le départ évite de devoir retrouver ces informations au dernier moment.
Bloquez les rendez-vous de visite après avoir consulté le programme du salon. Vérifiez ensuite les horaires et les déplacements prévus, au lieu de compter sur une organisation improvisée sur place.
Préparez les dossiers, badges, plans et programmes au moins 2 jours avant le voyage. Imprimez un exemplaire supplémentaire de la liste des participants et des contacts d’urgence.
La veille, rechargez les batteries externes, vérifiez les câbles, les chargeurs et le téléphone mobile, puis mettez les boissons au frais. Le jour du départ, prévoyez l’enregistrement des présences avant la distribution des dossiers.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un voyage au salon ?: Envoyez-les dès que le lieu, la date, le transport et les billets sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le voyage.
Quand réserver le transport et le restaurant pour un salon ?: Réservez le transport dès que la date et le nombre estimé de participants sont connus, puis confirmez le restaurant environ 2 semaines avant. Ajustez la réservation après la clôture des inscriptions et la collecte des besoins alimentaires.
Que faut-il préparer la veille d’un voyage au salon ?: La veille, vérifiez les billets, l’itinéraire, le programme et les rendez-vous. Préparez aussi les bagages, rechargez les batteries externes et les téléphones, mettez les boissons au frais et rassemblez les documents imprimés.
Combien de temps prévoir au point de départ ?: Prévoyez au moins 30 minutes avant l’heure de départ pour enregistrer les présences et distribuer les dossiers des participants. Ajoutez 15 minutes si le groupe compte plus de 20 personnes ou si les bagages sont nombreux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.