Que prévoir pour une visite guidée historique ?

Une visite guidée historique demande plus que des documents sur les monuments. Il faut aussi préparer l’accueil, l’orientation du groupe, les boissons et le matériel pour entendre les interventions en extérieur. Cette liste vous aide à acheter et à emporter les bons éléments, sans oublier les piles, les câbles ou les supports imprimés. Prévoyez les quantités à partir du nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Piles de rechangeqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes de pocheqté 6
Brassards lumineuxqté 50

Imprimés

Cartes d'itinéraireqté 50
Dépliants d’information historiquesqté 50
Listes de participantsqté 5
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 20

Signalisation

Cônesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de balisageqté 2
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Cartes de contact d’urgenceqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau plate - 48 bouteilles
- Eau gazeuse - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits salés - 6 paquets
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Olives - 4 bocaux
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets et 50 à 75 cl de boisson par participant pour une visite de 2 à 3 heures, davantage s’il fait chaud. Refroidissez les boissons la veille et utilisez les glacières le jour même.
Imprimez une carte d’itinéraire par personne, plus 5 à 10 exemplaires supplémentaires pour les arrivées de dernière minute. Ajoutez quelques stylos au point d’information pour les modifications et les inscriptions.
Pour chaque participant, préparez un badge nominatif et une liste d’inscription à jour. Imprimez la liste finale le jour même, après la clôture des inscriptions, puis gardez 2 copies de secours.
Testez la sonorisation au moins 30 minutes avant le départ. Emportez des piles de rechange, une rallonge et une multiprise : les batteries faibles et les prises éloignées sont souvent découvertes trop tard.
Installez les cônes, panneaux et rubans de balisage avant l’arrivée du groupe, en particulier aux changements de direction et aux arrêts. Prévoyez des lampes de poche ou des brassards lumineux si une partie du parcours se déroule par faible luminosité.

Questions fréquentes

Combien de cartes faut-il imprimer pour une visite guidée ?: Comptez une carte d’itinéraire par participant inscrit, puis imprimez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 40 personnes, prévoyez donc environ 42 à 44 cartes.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une visite historique ?: Pour une visite de 2 à 3 heures, prévoyez 50 à 75 cl par personne, soit 20 à 30 litres pour 40 participants. Ajoutez une réserve si la météo annonce de la chaleur ou si le parcours comporte beaucoup de marche.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Préparez les badges 1 à 2 jours avant, à partir des inscriptions confirmées. Imprimez la liste définitive le matin de la visite afin d’intégrer les dernières modifications.
Faut-il prévoir du matériel sonore pour une visite guidée ?: Pour un groupe de plus de 20 à 25 personnes, un système de sonorisation portable et un microphone rendent les explications plus audibles. Testez-les au moins 30 minutes avant le départ et emportez un jeu de piles de rechange.

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