Que faut-il prévoir pour une sortie VTT ?

Une sortie VTT demande plus que des vélos et un itinéraire. Il faut prévoir le balisage du parcours, de quoi réparer plusieurs crevaisons, un poste de premiers secours et un ravitaillement facile à distribuer. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emporter pour le départ, les points de contrôle et l’accueil des participants. Quantifie les boissons et les encas selon le nombre d’inscrits, puis garde une marge pour les bénévoles et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 60
Rubans de balisageqté 12
Numéros de départqté 40
Braceletsqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Râteliers à vélosqté 4
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 10
Outils multifonctions pour véloqté 6
Huile pour chaîneqté 2
Serre-câblesqté 200
Gilets de sécuritéqté 12
Siffletsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Packs de froidqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes sur batterieqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Courses
- Spa Blauw - 80 bouteilles
- Boisson sportive isotonique - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thé - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sandwichs - 60 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage jeune affiné - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Beurre doux - 500 grammes
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 4 pièces
- Laitue pommée - 4 pièces
- Soupe de légumes - 8 litres
- Bananes - 40 pièces
- Pommes - 40 pièces
- Oranges - 30 pièces
- Barres de muesli - 50 pièces
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 4
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 2
Serpillièresqté 2

Conseils

Prévoyez au moins une chambre à air de rechange pour 10 à 15 participants, avec deux démonte-pneus et un outil multifonction par poste de réparation. Ajoutez une pompe à vélo à chaque point où une intervention est prévue.
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée du parcours et à la météo. Refroidissez-les dans les glacières avant l’arrivée des participants.
Préparez environ 2 portions d’encas par participant, plus 10 % pour les bénévoles et les retards. Séparez les options alimentaires signalées lors des inscriptions afin d’éviter une distribution improvisée.
Prévoyez un numéro de départ et un bracelet pour chaque participant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Les flèches, rubans de balisage et cônes doivent être regroupés par zone avant le chargement.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : comptez une trousse de premiers secours par zone importante, un gilet de sécurité et un sifflet par bénévole. Chargez les talkies-walkies la veille et emportez des lampes sur batterie si le démontage peut se faire après la tombée du jour.

Questions fréquentes

Combien de chambres à air faut-il pour une sortie VTT ?: Prévoyez au minimum une chambre à air de rechange pour 10 à 15 participants, avec une réserve supplémentaire de 20 % si le parcours est long ou caillouteux. Répartissez-les avec les pompes, les démonte-pneus et les outils multifonctions.
Quelle quantité de boissons acheter pour une sortie VTT ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 % pour les bénévoles et les imprévus. Placez les bouteilles dans les glacières suffisamment tôt pour qu’elles soient fraîches au départ.
Combien de numéros de départ et de bracelets prévoir ?: Préparez un exemplaire par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les bracelets abîmés pendant la distribution.
Quand préparer le matériel d’une sortie VTT ?: Vérifiez le matériel au moins 48 heures avant le départ et récupérez les éléments manquants le lendemain au plus tard. Chargez les moyens de communication la veille, puis regroupez le balisage, la réparation et le ravitaillement par poste avant le chargement.

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