Que faut-il prévoir pour une sortie VTT ?

Pour une sortie VTT, le matériel ne se limite pas aux vélos et aux ravitaillements. Il faut pouvoir baliser le parcours, réparer les crevaisons, orienter les participants et gérer un départ comme une arrivée. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 à 15 % pour les gobelets, les dossards et les consommables. Cette liste couvre aussi le matériel souvent oublié : talkies-walkies, batteries, éclairage et outils de dépannage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Porte-vélosqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Panneaux de parcours VTTqté 120
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Pinces pour dossardsqté 250
Médailles de finisherqté 120
Pompes VTTqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Adaptateurs pour pompe à véloqté 4
Attaches-câblesqté 200
Chaînes de rechangeqté 4

Équipement

Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de poche rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 140
Couverts réutilisablesqté 140
Pichets à caféqté 4
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Boisson isotonic - 80 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Café - 4 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Biscuits au café - 6 paquets
- Bananes - 120 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Barres de céréales - 150 pièces
- Gels énergétiques - 120 pièces
- Raisins secs - 4 kilogrammes
- Petits pains aux raisins - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Fromage - 4 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Beurre - 1 kilogramme
- Biscuits au chocolat - 8 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Soupe végétarienne - 12 litres
- Soupe à la tomate - 12 liter
- Bâtonnets salés - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez un poste de réparation au départ et un second kit mobile sur le parcours : au minimum une pompe VTT, deux chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un outil multifonction par poste.
Pour le balisage, comptez les panneaux, cônes et rubans après une nouvelle reconnaissance du parcours. Ajoutez 10 % de flèches et d’attaches-câbles pour remplacer celles qui disparaissent ou se détachent.
Préparez un dossard et une pince par participant inscrit, puis ajoutez 5 % de marge pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression. Gardez les numéros triés dans l’ordre de retrait.
Remplissez les glacières la veille et prévoyez au moins un gobelet réutilisable par personne et par service. Les pichets à café, louches, assiettes et couverts sont souvent oubliés lorsque le ravitaillement est organisé séparément de l’accueil.
Testez les talkies-walkies, le mégaphone, les batteries externes et les lampes au plus tard la veille. Pour un départ tôt ou une arrivée peu éclairée, installez les projecteurs LED et vérifiez les rallonges avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de chambres à air faut-il pour une sortie VTT ?: Prévoyez au moins deux chambres à air de rechange par poste de réparation, plus une réserve de 10 % si le parcours est long ou accidenté. Répartissez un kit au départ et un kit mobile pour éviter de renvoyer chaque participant vers la base.
Combien de dossards et de pinces prévoir pour une sortie VTT ?: Prévoyez un dossard et une pince par participant inscrit, avec 5 % supplémentaire. Pour 100 participants, préparez donc 105 dossards et 105 pinces.
Quand préparer le matériel d’une sortie VTT ?: Faites les courses et vérifiez les outils 3 à 5 jours avant, puis triez le balisage et préparez les dossards la veille. Testez les radios, batteries et éclairages au plus tard la veille du départ.
Combien de gobelets faut-il pour une sortie VTT ?: Comptez au minimum un gobelet réutilisable par participant et par service de ravitaillement, avec 10 à 15 % de marge. Pour 80 personnes et deux services, prévoyez au moins 176 gobelets si les participants ne les réutilisent pas.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.