Que faut-il prévoir pour une sortie au musée et un dîner ?

Une journée au musée suivie d’un dîner demande surtout une préparation pratique : de quoi boire et grignoter pendant le trajet, des documents faciles à consulter et un moyen de garder le groupe identifiable. Prévoyez les quantités selon le nombre de participants, leurs allergies et la durée du déplacement. Les badges, les batteries externes et les listes de contacts d’urgence sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à faire les courses et à préparer les sacs sans rien laisser pour le matin du départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 4

Équipement

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 45
Couverts réutilisablesqté 45

Catering

Pains de glaceqté 12
Serviettesqté 100
Barquettes à snacksqté 45
Étiquettes d’allergènesqté 20
Carafes d’eauqté 4
Courses
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 12 canettes
- Cola Zero - 12 canettes
- Sinas - 12 canettes
- Jus de pomme - 6 briques
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Crème pour café - 2 pots
- Lait d'avoine - 2 litres
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mini bretzels - 3 sacs
- Biscuits complets - 5 paquets
- Barres de muesli - 50 pièces
- Pommes - 45 pièces
- Bananes - 45 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mini concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Olives - 2 bocaux
- Crackers - 6 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 saupoudreur
- Poivre - 1 saupoudreuse
- Jus de citron - 1 bouteille
- Glaçons - 6 sacs
- Bonbons sans sucre - 4 sacs
- Pansements - 2 boîtes

Communication

Listes de participantsqté 5
Listes de contacts d’urgenceqté 5
Descriptions d’itinéraireqté 10
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Stylosqté 10
Presse-papiersqté 5

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gants jetables
Gilets réfléchissantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Sacs poubelleqté 20
Essuie-toutqté 6
Lingettes humidesqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6
Liquide vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Papier toiletteqté 12

Conseils

Prévoyez environ 500 ml d’eau par personne pour le trajet, davantage si la journée est chaude. Répartissez l’eau dans des carafes ou des contenants faciles à transporter et gardez-en une partie au frais.
Préparez un pack de snacks par participant au plus tard la veille. Utilisez des barquettes séparées, ajoutez une étiquette d’allergène pour chaque recette et prévoyez 1 à 2 portions supplémentaires pour les accompagnateurs ou les imprévus.
Comptez un badge nominatif et un porte-badge par personne, puis imprimez 2 ou 3 exemplaires supplémentaires. Préparez aussi les listes de participants et les contacts d’urgence sur papier, au cas où le téléphone ne serait pas accessible.
Chargez les téléphones la veille et prenez au moins une batterie externe pour chaque groupe d’accompagnement, avec un câble compatible par appareil. Vérifiez la charge avant l’accueil, plutôt que pendant le trajet.
Gardez une trousse de premiers secours, des gants jetables, du gel hydroalcoolique, des sacs poubelle et de l’essuie-tout dans un sac identifié. Prévoyez au moins 1 sac poubelle pour 10 personnes afin de gérer les emballages et les petits incidents.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une sortie au musée ?: Comptez au minimum 500 ml d’eau par participant pour le trajet et les pauses, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour une journée chaude ou un long déplacement, prévoyez plutôt 750 ml à 1 litre par personne.
Quand préparer les packs de snacks pour la sortie ?: Préparez-les la veille, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez les produits qui doivent rester frais dans une glacière avec des pains de glace jusqu’au départ.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge par participant et par accompagnateur, plus 2 ou 3 badges vierges de secours. Faites cette préparation au moins 24 heures avant le départ pour pouvoir corriger les noms ou remplacer un badge perdu.
Que faut-il imprimer avant une excursion au musée ?: Préparez les listes de participants, les contacts d’urgence et la description de l’itinéraire en 2 exemplaires par groupe. Imprimez le tout la veille et conservez un exemplaire de secours avec le responsable principal.

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