Que prévoir pour une soirée d’énergie coopérative ?

Une soirée sur l’énergie coopérative demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le café, les en-cas, le matériel de présentation et une technique fiable pour les interventions. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les emprunts avant l’ouverture du lieu. Pensez aussi aux besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions et aux badges nominatifs à préparer à l’avance.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Accueil
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 6
Tableau blancqté 2
Pointeur laserqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Torchons de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 90
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Affichesqté 12
Plantesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Bureau

Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Feuilles de travailqté 100
Post-itqté 20
Marqueursqté 24
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 12 pièces
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ginger beer - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Laitue - 8 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Avocats - 12 pièces
- Oignon rouge - 2 kilogrammes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Maïs - 8 boîtes
- Haricots rouges - 8 boîtes
- Boulgour - 4 kilogrammes
- Couscous complet - 4 kilogrammes
- Pâtes complètes - 4 kilogrammes
- Riz - 4 kilogram
- Wraps - 100 pièces
- Baguettes complètes - 20 pièces
- Pain complet - 10 pains
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage vegan - 2 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Olives - 8 bocaux
- Tomates séchées au soleil - 6 bocaux
- Noix - 2 kilogrammes
- Graines de tournesol - 1 kilogramme
- Graines de courge - 1 kilogramme
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce salsa - 6 pots
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 3 moulins
- Paprika en poudre - 2 pots
- Cumin - 2 pots
- Herbes italiennes - 2 pots
- Flocons de piment - 2 pots
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Falafels vegan - 6 kilogrammes
- Mélange de légumes grillés - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade verte - 8 kilogrammes
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Brownies vegan - 6 boîtes
- Biscuits - 10 paquets
- Muffins - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par personne si la soirée dure plusieurs heures, puis ajoutez les tasses, assiettes et couverts nécessaires pour les en-cas.
Pour le café, comptez au moins une tasse par participant et gardez une réserve d’eau chaude dans des thermos ; les bouilloires et machines à café sont souvent oubliées jusqu’au dernier moment.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et les rallonges au moins 24 heures avant l’événement. Gardez une multiprise et un câble HDMI de rechange sur place.
Préparez les badges nominatifs, le programme imprimé et les supports de présentation avant le jour J. Installez le point d’accueil avant l’arrivée des premiers inscrits pour éviter une file à l’entrée.
Pour les en-cas, utilisez des plateaux de service et des pinces dédiées, et prévoyez des planches à découper, un couteau de chef et des couteaux à pain. Séparez les aliments selon les besoins alimentaires signalés dans le formulaire d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une soirée d’énergie coopérative ?: Prévoyez 2 à 3 gobelets réutilisables par personne pour une soirée de plusieurs heures. Ajoutez une marge d’environ 10 % si vous ne pouvez pas les laver pendant l’événement.
Quand tester le vidéoprojecteur et les microphones ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant la soirée, puis vérifiez à nouveau les branchements à l’ouverture du lieu. Testez chaque microphone sans fil avec les haut-parleurs et prévoyez des piles de rechange si nécessaire.
Quelle quantité de café faut-il acheter ?: Comptez au minimum une tasse de café par participant, puis ajoutez 20 % pour les personnes qui se resservent. Prévoyez aussi de l’eau, du lait ou des alternatives selon les besoins indiqués à l’inscription.
Quand préparer les badges et les supports de présentation ?: Imprimez les badges, le programme et les supports au plus tard la veille. Gardez quelques badges vierges et des exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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