Que faut-il acheter pour une masterclass ?

Une masterclass demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir le matériel de présentation, les supports pour les participants, l’accueil et les repas ou pauses de la journée. Cette liste rassemble les éléments à acheter, louer ou emporter pour installer la salle sans courir au dernier moment. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les verres, les badges et les exemplaires imprimés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bolsqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bol à soupeqté 4
Bacs chauffantsqté 3
Glacièresqté 3
Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale sans gaz - 30 litres
- Eau minérale gazeuse - 12 liter
- Cola - 6 litre
- Cola Zero - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Croissants - 40 pièces
- Pommes - 35 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Wraps complets - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilogram
- Tartinade salée - 1 kilogramme
- Laitues - 6 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Concombres - 2 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Roquette - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Ketchup - 500 milliliter
- Soupe de légumes - 12 liter
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Sauce salade - 2 litres
- Pâtes - 3 kilogrammes
- Sauce pesto - 1,5 kilogram
- Parmesan - 500 grammes
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Serviettes - 250 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 litres
- Nettoyant multi-usage - 2 litres
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Éponges - 6 pièces

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Chevaletsqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Tableau blanc

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 6
Certificatsqté 35

Bureau

Livrets d’exercicesqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 16
Post-itqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses à vaisselleqté 2

Conseils

Prévoyez un cahier d’exercices par participant inscrit, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les pages abîmées.
Pour une journée de masterclass, comptez au moins 2 verres à eau par personne si vous ne prévoyez pas de lavage pendant la pause. Ajoutez des carafes d’eau accessibles dès l’accueil.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les adaptateurs HDMI au moins 24 heures avant. Gardez une rallonge et une multiprise de rechange dans la salle.
Préparez un badge nominatif pour chaque participant et 5 badges vierges. La table d’inscription doit aussi avoir une surface libre pour les listes, les cahiers et les stylos.
Pour le café et le thé, prévoyez 2 à 3 tasses par personne sur la matinée, puis vérifiez que les machines à café, les thermos et les carafes peuvent être installés près d’une prise sans bloquer le passage.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une masterclass ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, une pour l’intervenant et 2 à 4 chaises supplémentaires pour l’équipe ou les arrivées imprévues. Pour 30 participants, préparez donc environ 34 à 36 chaises.
Combien de cahiers d’exercices imprimer pour une masterclass ?: Imprimez un cahier par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 30 personnes, cela représente 32 à 33 exemplaires, à préparer au plus tard la veille.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les adaptateurs HDMI, le son du microphone, les rallonges et les multiprises.
Combien de boissons prévoir pour une masterclass ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première matinée, puis 1 à 2 boissons par personne pour chaque demi-journée suivante. Prévoyez aussi de l’eau en continu, avec au moins une carafe par table ou zone de travail.

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