Que prévoir pour une journée portes ouvertes du port ?

Une journée portes ouvertes du port demande plus que quelques tables et des affiches. Il faut prévoir l’accueil, les visites guidées, les démonstrations, la restauration et la circulation entre les zones accessibles au public. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à réserver pour recevoir les visiteurs dans de bonnes conditions. Vérifiez aussi les besoins liés à la météo, aux branchements électriques et à la sécurité avant de confirmer les locations.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 6
Tables d’informationqté 4
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Décoration

Bannières du portqté 6
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Communication

Brochures du programmeqté 500
Plansqté 400
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Papier d'impression A4qté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Glaçons - 20 sacs
- Sandwiches - 180 pièces
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 10 pots
- Confiture - 8 pots
- Beurre de cacahuète - 6 pots
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Cacahuètes apéritives - 8 sachets
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Muffins - 8 boîtes
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Barres de céréales - 80 pièces
- Sucettes glacées - 100 pièces
- Fromage aux herbes - 8 barquettes
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre - 2 bouteilles
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Barquettes à snack compostables - 250 pièces
- Pics en bois - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Spray nettoyant - 6 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 recharges
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une table d’information par point d’accueil et une table de buffet distincte pour éviter que les visiteurs bloquent l’entrée en se servant.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur la matinée, puis ajoutez des gobelets réutilisables, des cuillères et une réserve d’eau pour les machines et les bouilloires.
Réservez les tentes, les tables et les chaises au moins 3 à 4 semaines à l’avance : les besoins augmentent vite si la météo impose de déplacer une partie du programme à l’abri.
Délimitez chaque zone à risque avec des barrières ou des poteaux et du ruban de balisage avant l’ouverture, plutôt que pendant l’arrivée des premiers visiteurs.
Prévoyez une rallonge à enrouleur et une multiprise par zone technique, puis testez les enceintes, les microphones et les chargeurs au moins 1 heure avant le début des visites.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes du port ?: Prévoyez 2 à 3 gobelets réutilisables par visiteur pour la journée, soit 200 à 300 gobelets pour 100 personnes. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les pertes et le lavage.
Quand réserver les tentes et le mobilier pour une journée portes ouvertes ?: Réservez les tentes, tables, chaises et tabourets 3 à 4 semaines avant l’événement. En période chargée ou si la date dépend de la météo, prévoyez plutôt 6 semaines.
Quel matériel faut-il pour les visites guidées du port ?: Prévoyez au minimum un microphone sans fil et une enceinte mobile par groupe important, ainsi que la signalétique et le balisage de l’itinéraire. Testez le matériel 1 heure avant la première visite.
Combien de temps avant l’ouverture installer la signalétique et les barrières ?: Installez les barrières, poteaux et rubans de balisage au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 30 minutes pour vérifier les accès, les zones à risque et le parcours des visiteurs.

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