Journée portes ouvertes : la liste de courses complète

Une journée portes ouvertes demande plus que du café et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, la circulation dans les espaces, les activités et un buffet facile à réapprovisionner. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel de service et les accessoires de cuisine à acheter ou à emprunter. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs à buffetqté 8
Corbeilles à painqté 6
Présentoirs à gâteauxqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plaques de fourqté 6
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 4

Matériel de sport

Baby-foot
Set de planches de cornhole
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeuxqté 12
Nappes pour table de bricolageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 3
Poubellesqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Informations

Accueil
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 150
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux de menuqté 6
Bacs à prospectusqté 8
Braceletsqté 150

Courses

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 10 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 10 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pains - 150 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 1,5 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Jambon - 2 kilogrammes
- Filet de poulet - 2 kilogrammes
- Salami - 1,5 kilogramme
- Concombre - 10 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivron - 2 kilogram
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Melons - 3 unités
- Fraises - 2 kilogram
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 1 kilogramme
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 3 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 moulins
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Cupcakes - 120 pièces
- Tartes aux pommes - 4 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 boîtes
- Crème fouettée - 8 bombes
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture végane - 4 barquettes
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Gants de nettoyage jaunes - 12 paires
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par visiteur attendu lorsque les présentations ou les échanges durent plus de 20 minutes. Pour le mobilier d’accueil, gardez une table libre afin de poser les badges, les feuilles d’information et les inscriptions sur place.
Comptez deux à trois gobelets réutilisables par personne pour la demi-journée, surtout si plusieurs boissons sont servies. Ajoutez des tasses à café et des assiettes à dessert si le buffet comprend une pause sucrée.
Préparez les boissons fraîches dans les glacières et les bacs à glaçons au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Les carafes d’eau et les distributeurs de boissons doivent rester accessibles sans bloquer l’entrée.
Réservez les tentes de réception et le mobilier extérieur dès que la météo peut modifier l’aménagement. Vérifiez leur emplacement au moins 48 heures avant, avec une solution de repli pour les activités et le buffet.
Étiquetez les allergènes avant de disposer les plats et prévoyez des pinces de service séparées pour chaque préparation. Gardez les planches à découper, le couteau de chef et les plaques de four dans une caisse identifiée pour éviter les recherches pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez deux à trois gobelets réutilisables par personne pour une demi-journée. Ajoutez 10 à 15 % si les visiteurs peuvent arriver sans inscription ou si le lavage n’est pas possible sur place.
Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez une chaise par personne pour les temps de présentation et environ 70 % des visiteurs attendus si les échanges se font principalement debout. Gardez 5 à 10 chaises supplémentaires pour les personnes qui en ont besoin.
Quand acheter le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Achetez ou réservez le mobilier, les tentes, les caisses et la vaisselle au moins deux semaines à l’avance. Faites les courses de produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis vérifiez les produits frais la veille.
Que prévoir pour le buffet d’une journée portes ouvertes ?: Prévoyez des plateaux, des pinces de service, des assiettes, des couverts, des serviettes et un espace séparé pour les boissons. Étiquetez chaque plat avec ses allergènes avant l’ouverture et gardez une réserve pour 10 à 15 % de visiteurs supplémentaires.

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