Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord par le parcours des visiteurs, puis par les personnes et le matériel nécessaires à chaque étape. Commencez par finaliser le programme, confirmer le lieu et vérifier les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent ensuite être suivis dans une même liste. La dernière semaine sert surtout à tester l’aménagement, préparer l’accueil et repérer les oublis qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’accès
3
Réserver le mobilier
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les bénévoles
8
Répartir les services des bénévoles
9
Confirmer les animateurs d’activités
10
Vérifier les autorisations et les accords
11
Inspecter le lieu à l’avance
2 personnes
12
Élaborer le plan d’aménagement
2 personnes
13
Concevoir la signalétique
14
Mettre en page les flyers du programme
15
Préparer la liste des visiteurs
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Rassembler les feuilles d’information
2 personnes
18
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
19
Préparer la décoration
3 personnes
20
Composer les caisses de stockage
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Vérifier les produits frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Étiqueter les allergènes sur les plats
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Vérifier le matériel et les câbles
2 personnes
28
Recharger les appareils
29
Vérifier les prévisions météo
30
Préparer une alternative en intérieur
3 personnes
31
Nettoyer le lieu
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les tables d’information
3 personnes
34
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
4 personnes
36
Installer les espaces d’activités
5 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Tester l’éclairage
2 personnes
40
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Accompagner les visiteurs vers les activités
3 personnes
49
Encadrer l'activité créative
2 personnes
50
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
51
Fournir les informations
3 personnes
52
Encadrer les enfants pendant les activités
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
60
Annoncer le programme du soir
61
Servir le dernier tour
2 personnes
62
Faire un signe amical aux visiteurs au revoir
2 personnes

Suivi

63
Rassembler le matériel d’activité
3 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les stocks restants
2 personnes
76
Ranger les données des participants en sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs à buffetqté 8
Corbeilles à painqté 6
Présentoirs à gâteauxqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plaques de fourqté 6
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 4

Matériel de sport

Baby-foot
Set de planches de cornhole
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeuxqté 12
Nappes pour table de bricolageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 3
Poubellesqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Informations

Accueil
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 150
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux de menuqté 6
Bacs à prospectusqté 8
Braceletsqté 150

Courses

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant les invitations : indiquez les horaires, les activités et les conditions d’accès. Gardez une version imprimée pour l’accueil et préparez les badges nominatifs à partir de la liste des visiteurs.
Inspectez le lieu au moins 7 jours avant l’ouverture. Vérifiez l’accès, les circulations, les prises, les espaces d’attente et l’emplacement des tables, chaises, tentes et portants à vêtements.
Confirmez les bénévoles 5 à 7 jours à l’avance et répartissez les services par créneau. Prévoyez une personne identifiable à l’accueil, une autre pour orienter les visiteurs et un contact pour les animateurs.
Ne laissez pas la signalétique et les feuilles d’information au dernier jour. Posez les panneaux à l’entrée, aux changements de direction et près des activités, puis faites le parcours avec quelqu’un qui ne connaît pas le lieu.
Traitez les aliments frais le jour même ou la veille selon leur conservation. Séparez les plats, étiquetez clairement les allergènes et vérifiez les gobelets, assiettes, couverts, carafes, thermos et bacs de service avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et ajuster les quantités de mobilier, de documents et de nourriture.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, chaises, zones d’activités, buffet et signalétique. Ajoutez 30 minutes de contrôle final avant l’ouverture pour tester les accès et l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?: Contrôlez le programme imprimé, la liste des visiteurs, les badges, les autorisations, le matériel des activités et les stocks non périssables. Vérifiez aussi les confirmations des bénévoles et des animateurs au plus tard la veille.
Comment gérer les allergies lors d’une journée portes ouvertes ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis étiquetez chaque plat avec ses allergènes. Préparez les portions adaptées séparément et vérifiez les informations une dernière fois avant de servir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.