Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que des tables et quelques boissons. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, enregistrer les inscriptions, présenter les activités et organiser les visites guidées sans chercher le matériel au dernier moment. Prévoyez aussi un espace d’information, une table traiteur, des stands d’activités et une sonorisation testée. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter pour que l’installation et l’accueil se déroulent sans interruption.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Bureau d’information
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 40
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Bannières d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordesqté 10
Poteaux en boisqté 12
Tables de loisirs créatifsqté 2
Matériel de bricolage

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Poudre de cacao - 500 grammes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 4 caisses
- Pils sans alcool - 2 caisses
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 4 sacs
- Dip salsa - 4 pots
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pains précuits - 100 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1 kilogramme
- Jambon - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 1 pot
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Pains à hamburger - 60 pièces
- Hamburgers - 60 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Oignons - 2 kilogrammes
- Cornichons - 2 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Filtres à café - 2 paquets
- Charbon de bois - 2 sacs
- Allume-feu - 2 boîtes
- Allumettes - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez une table dédiée au bureau d’inscription, avec l’ordinateur portable, l’imprimante et les documents nécessaires, puis installez-la avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Pour le café, préparez au moins une machine à café ou une bouilloire par point de service et gardez le café chaud dans des thermos. Les boissons froides doivent être refroidies avant l’ouverture, dans des glacières.
Comptez au minimum un gobelet réutilisable, une assiette et un jeu de couverts par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de réserve pour les remplacements et les inscriptions spontanées.
Placez les panneaux indicateurs avant de monter les stands d’activités : l’entrée, le bureau d’information, les toilettes et les espaces de visite doivent être repérables dès l’arrivée.
Testez les haut-parleurs et le microphone avec les rallonges et les multiprises installées. Gardez les talkies-walkies rechargeables chargés pour coordonner l’accueil, les visites et l’activité de nouage.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez du mobilier pour l’accueil et les activités, de la vaisselle, des boissons, du matériel de café, une sonorisation, des rallonges, de la signalétique et des fournitures pour les inscriptions. Ajoutez des tentes de réception si une partie de l’accueil ou des activités se déroule dehors.
Combien de gobelets et d’assiettes prévoir par personne ?: Prévoyez au moins 1 gobelet réutilisable et 1 assiette par visiteur attendu, avec 10 % de réserve. Pour une journée de plusieurs heures, comptez aussi une marge supplémentaire si les visiteurs peuvent se resservir.
Quand installer les tables et les stands d’activités ?: Installez les tables, les chaises et les stands au moins 2 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps de vérifier le matériel, de poser les panneaux indicateurs et de corriger l’aménagement avant l’arrivée du public.
Quand refroidir les boissons pour une journée portes ouvertes ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début de l’événement, ou la veille si les glacières sont assez grandes. Gardez une réserve séparée pour éviter de devoir ravitailler le comptoir pendant l’accueil.

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