Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que bebidas y algo para picar. Además de preparar el catering, tendrás que organizar el registro, las visitas guiadas y las estaciones de actividades, incluida la de nudos. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para recibir a los visitantes, orientarles por el recinto y trabajar sin interrupciones. Revisa con antelación qué puedes reutilizar y qué debes conseguir antes del montaje.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Mostrador de información
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 40
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Tijerascant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Walkie-talkies recargablescant. 4
- Portátil
- Impresora
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 10
- Banners informativoscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Conoscant. 20
- Cuerdascant. 10
- Postes de maderacant. 12
- Mesas de manualidadescant. 2
- Materiales de manualidades
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregaderoscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilogramo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cacao en polvo - 500 gramos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 48 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 4 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Dip de salsa - 4 botes
- Pepinos - 8 unidades
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Mini panecillos para hornear - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 1 kilogramo
- Jamón - 1 kilogramo
- Pechuga de pollo loncheada - 1 kilogramo
- Hummus - 1 kilogramo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 1 tarro
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Panecillos para hamburguesa - 60 unidades
- Hamburguesas - 60 unidades
- Lechuga - 6 piezas
- Tomates - 3 kilogram
- Cebollas - 2 kilogramos
- Pepinillos - 2 tarros
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Papel higiénico - 24 rollos
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Filtros de café - 2 paquetes
- Carbón - 2 sacos
- Pastillas para encender - 2 cajas
- Cerillas - 2 cajas
Consejos
- Calcula la vajilla según las inscripciones confirmadas y añade un 10 % de margen. Para el café y el té, prepara al menos una taza por visitante previsto y reserva termos para que las bebidas sigan calientes.
- No dejes las bebidas para el último momento: enfríalas entre 12 y 24 horas antes en neveras portátiles. Ten también vasos reutilizables separados para el agua y las bebidas frías.
- Para el registro y la información, prepara el mostrador, el portátil, la impresora y los carteles direccionales como mínimo 60 minutos antes de abrir. Así puedes resolver problemas de cables o impresión sin visitantes esperando.
- Comprueba el equipo de sonido el mismo día, al menos 45 minutos antes del inicio. Prueba los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas en el lugar exacto donde se utilizarán.
- Si habrá actividades al aire libre, revisa el pronóstico entre 24 y 48 horas antes y confirma las carpas. Lleva mesas, sillas y material suficiente para que las estaciones de actividades no dependan de una sola superficie de trabajo.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué comida y bebida necesito para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 % para el resto de la jornada. Para los aperitivos, prepara al menos dos porciones pequeñas por visitante y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito?
- Prepara una silla por visitante que esperes sentado al mismo tiempo y deja un 10 % adicional si el espacio lo permite. Reserva mesas separadas para el registro, la información, el catering y cada estación de actividades.
- ¿Cuándo debo montar las carpas y probar el sonido?
- Monta las carpas y coloca el mobiliario entre 90 y 120 minutos antes de recibir al público. Prueba los altavoces y el micrófono como mínimo 45 minutos antes, con todos los cables y regletas conectados en su posición definitiva.
- ¿Qué debo llevar para la mesa de registro?
- Lleva el portátil, la impresora, las inscripciones, material de escritura y el mostrador de información. Monta y prueba todo al menos 60 minutos antes; incluye carteles direccionales para que los visitantes encuentren el registro sin preguntar.
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