Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes d’un refuge ?

Une journée portes ouvertes dans un refuge demande plus que du café et des prospectus. Il faut organiser l’accueil, les visites guidées, les activités pour enfants et les espaces de repos sans perturber les animaux. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter : tentes, tables, vaisselle, équipement de sonorisation et accessoires de sécurité. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés, comme les rallonges, la monnaie et les bacs de rangement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Barrières pour chiensqté 6
Cage pour animauxqté 4
Tapis de reposqté 6
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Tassesqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement mobile
Panneaux d’affichageqté 4
Tableau blanc

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 6
Boîtes à donsqté 3
Panneaux d’adoptionqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Boisson gazeuse citron-citron vert - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini crackers - 6 paquets
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon - 1,5 kilo
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs vegan - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Cupcakes - 120 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Glaçons - 12 sacs
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pics en bambou - 300 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs à crottes - 500 pièces
- Biscuits pour chien - 6 sacs
- Friandises pour chats - 6 sacs
- Foin - 4 bottes
- Litière - 6 sacs

Conseils

Prévoyez une table d’accueil par zone d’entrée et au moins deux chaises par table pour enregistrer les visiteurs et répondre aux questions sans créer de file trop longue.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par visiteur attendu si l’accueil dure une demi-journée, puis ajoutez 10 % de marge. Les machines à café, bouilloires, tasses et verres doivent être installés près des rallonges et des multiprises.
Installez les barrières pour chiens avant l’arrivée du public et séparez clairement les espaces de visite des zones de repos. Gardez une cage et un tapis de repos disponibles pour chaque animal qui doit être isolé entre deux visites.
Ne commandez pas les imprimés au dernier moment : prévoyez au moins 10 jours pour les panneaux, règles de bien-être animal, informations d’adoption et supports d’orientation. Placez les panneaux d’affichage aux entrées, aux parkings et devant chaque activité.
Préparez la monnaie et le terminal de paiement mobile au moins la veille. Conservez les espèces, les dossiers d’adoption et les petits produits à donner dans des bacs de rangement identifiés, plutôt que sur les tables d’accueil.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes de refuge animalier ?: Prévoyez du mobilier d’accueil, des tentes, de la vaisselle, des machines à café, des glacières, de la sonorisation et du matériel de signalétique. Ajoutez des barrières pour chiens, une cage et des tapis de repos afin de protéger les animaux pendant les visites.
Combien de tasses prévoir pour les portes ouvertes d’un refuge ?: Comptez environ 2 tasses par visiteur attendu pour une demi-journée, avec une marge de 10 %. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 220 tasses, ainsi que des verres, assiettes et couverts en quantité comparable selon ce qui est servi.
Quand préparer le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Réservez les tentes, les tables, les chaises et la sonorisation au moins 3 semaines avant la date. Faites réaliser les imprimés 10 jours à l’avance et vérifiez tout le petit matériel, les rallonges et la monnaie la veille.
Quel matériel prévoir pour les visites guidées des animaux ?: Préparez des barrières pour chiens, une cage, des tapis de repos et des bacs de rangement pour séparer les animaux et leur matériel. Prévoyez une zone de repos distincte entre deux visites et laissez chaque animal récupérer avant une nouvelle présentation.

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