Que prévoir pour une journée des bénévoles ?

Une journée des bénévoles demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut prévoir l’accueil, le repas, le matériel de travail et l’installation du lieu, souvent en parallèle. Cette liste rassemble les éléments à acheter, emprunter ou réserver, de la vaisselle réutilisable aux glacières et aux machines à café. Vérifie aussi les quantités selon le nombre d’inscrits et garde une marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-nomsqté 8
Cartes d’évaluationqté 70

Matériel de sport

Gants de travailqté 70
Lunettes de sécuritéqté 30
Pinces à déchetsqté 12
Râteauxqté 8
Sécateursqté 8
Pellesqté 6
Brouettesqté 3
Seauxqté 8
Vestes de travailqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses
- Filet de poulet - 8 kilos
- Boulettes végétariennes - 4 kilo
- Viande hachée de bœuf - 5 kilos
- Penne - 6 kilo
- Riz - 5 kilos
- Pommes de terre - 8 kilos
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains - 80 pièces
- Wraps tortilla - 80 pièces
- Pois chiches - 12 boîtes
- Tomates en dés - 16 boîtes
- Purée de tomates - 8 boîtes
- Lait de coco - 10 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Bouillon de poulet - 2 cartons
- Oignons - 4 kilos
- Ail - 6 têtes
- Carottes - 4 kilo
- Poivrons - 4 kilos
- Courgettes - 3 kilos
- Champignons - 3 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Maïs - 10 boîtes
- Haricots rouges - 10 boîtes
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Oranges - 6 kilos
- Citrons - 2 kilo
- Yaourt - 6 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage vegan - 1 kilo
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Beurre - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Cumin - 150 grammes
- Cannelle - 100 grammes
- Sucre - 2 kilo
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait chocolaté - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 3 kilo
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Gâteau - 4 gâteaux
- Glaçons - 12 sacs
- Serviettes - 300 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Pansements - 4 boîtes
- Gants jetables - 4 boîtes

Conseils

Prévois au moins un gobelet et une assiette par personne, puis ajoute 10 % de marge si la vaisselle doit être réutilisée pendant la journée. Compte aussi les tasses à café séparément.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil. Pour une grande quantité, répartis-les dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul contenant difficile à déplacer.
Réserve les tables, les chaises et les tentes dès que la date et le lieu sont confirmés. Le jour même, garde une table d’accueil distincte du buffet pour les badges et les feuilles de travail.
Pour le buffet, prévois au moins un plateau ou un saladier par préparation et une louche ou une pince adaptée à chaque plat. Les bacs de maintien au chaud doivent être installés avant l’arrivée des bénévoles.
N’attends pas le dernier jour pour préparer les cadeaux, les badges et les documents imprimés. Prépare-les par personne ou par groupe la veille afin de repérer rapidement les inscriptions manquantes.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour une journée des bénévoles ?: Compte une assiette, un bol, un gobelet et les couverts nécessaires par personne, avec une marge d’environ 10 %. Ajoute des tasses à café et des verres à vin selon les boissons réellement servies.
Quand faut-il acheter les boissons et les fournitures ?: Achète les fournitures non périssables au moins 3 à 7 jours avant. Achète les produits frais 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant le début de la journée.
Combien de tables faut-il pour le buffet et l’accueil ?: Prévois au minimum une table d’accueil séparée et suffisamment de tables de buffet pour éviter les files. Pour un groupe important, ajoute une table dès que les plats, les boissons et la vaisselle ne tiennent plus sans être empilés.
Que faut-il préparer la veille d’une journée des bénévoles ?: Prépare les badges, les feuilles de travail, le déroulé, les cadeaux et le matériel de travail la veille. Vérifie aussi les réservations, la vaisselle, les glacières et le fonctionnement des machines à café.

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