Qué necesitas para organizar un día de voluntariado

Un día de voluntariado necesita algo más que materiales de trabajo. También hay que prever la recepción, las comidas, las bebidas, el mobiliario y todo lo necesario para que los voluntarios sepan dónde ir y qué hacer. Esta lista reúne compras y elementos prácticos para montar carpas, mesas, buffet y puestos de recepción sin improvisar. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para vasos, platos y bebidas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 70
Tazas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarrascant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Placas de induccióncant. 2
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portanombrescant. 8
Tarjetas de valoracióncant. 70

Material deportivo

Guantes de trabajocant. 70
Gafas de seguridadcant. 30
Pinzas para residuoscant. 12
Rastrilloscant. 8
Tijeras de podarcant. 8
Palascant. 6
Carretillascant. 3
Cuboscant. 8
Abrigos de trabajocant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 4 kilo
- Carne picada de res - 5 kilos
- Penne - 6 kilo
- Arroz - 5 kilos
- Patatas - 8 kilos
- Pan integral - 8 panes
- Pistolets - 80 unidades
- Wraps de tortilla - 80 unidades
- Garbanzos - 12 latas
- Tomate en cubitos - 16 latas
- Puré de tomate - 8 latas
- Leche de coco - 10 latas
- Caldo de verduras - 3 cajas
- Caldo de pollo - 2 cajas
- Cebollas - 4 kilo
- Ajo - 6 cabezas
- Zanahorias - 4 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Calabacines - 3 kilos
- Champiñones - 3 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 10 unidades
- Maíz - 10 latas
- Alubias rojas - 10 latas
- Aceitunas - 4 frascos
- Pepinillos - 3 tarros
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Naranjas - 6 kilos
- Limones - 2 kilos
- Yogur - 6 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Queso vegano - 1 kilo
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Mantequilla - 2 kilos
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Salsa chili - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Comino - 150 gramos
- Canela - 100 gramos
- Azúcar - 2 kilo
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 8 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 24 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza - 4 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Cacahuetes salados - 3 kilos
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Tarta - 4 tartas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de hornear - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Tiritas - 4 cajas
- Guantes desechables - 4 cajas

Consejos

Calcula al menos 2 vasos y 1 plato reutilizable por persona; si habrá café, suma una taza por voluntario y reserva algunas unidades extra para reposición.
Para la recepción, prepara una mesa, tarjetas con nombres y copias del programa y de las órdenes de trabajo. Lleva un 10 % adicional de impresiones por cambios de última hora o registros sin confirmar.
Si la actividad es al aire libre, confirma las carpas y las mesas plegables con varios días de antelación. Comprueba también que haya suficientes sillas y papeleras antes de que llegue el primer grupo.
Enfría las bebidas la víspera cuando sea posible y utiliza neveras portátiles para mantenerlas frías durante la jornada. Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora.
Separa con antelación el material de cocina: bandejas, utensilios para servir, recipientes herméticos, tablas de cortar y cuchillos. Guarda los alimentos preparados en recipientes cerrados y lleva papel de aluminio para cubrir lo que se sirva más tarde.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para un día de voluntariado?: Calcula 2 vasos y 1 plato por persona como mínimo. Añade un 10 % de unidades extra para roturas, reposición y voluntarios que repitan comida o bebida.
¿Cuánta bebida debo comprar para un día de voluntariado?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida adicional por persona por cada hora siguiente. Compra y enfría las bebidas al menos 12 horas antes si no dispones de suficiente espacio para enfriarlas el mismo día.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas y el plan de trabajo?: Imprime el programa, las tarjetas con nombres, las órdenes de trabajo y el plan de trabajo entre 24 y 48 horas antes. Deja un juego adicional por cada 10 voluntarios para cubrir inscripciones tardías o cambios de asignación.
¿Qué debo llevar para montar un buffet y una recepción?: Reserva una mesa de recepción, mesas de buffet, bandejas para servir, jarras, cucharones y recipientes herméticos. Comprueba todo entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los voluntarios y coloca la recepción antes de montar el buffet.

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