Journée d’inscriptions : la liste de courses à prévoir

Une journée d’inscriptions demande plus que des formulaires et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les participants, imprimer les badges, orienter les visiteurs et servir un café ou un déjeuner sans interrompre les inscriptions. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et lampes nécessaires avant l’installation. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement, la vaisselle, le matériel de cuisine et les accessoires utiles au bon déroulement de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 4
Glacièresqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 70
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux d’orientationqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordesqté 6
Ballonsqté 6
Kits de bricolageqté 40

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Citrons - 6 pièces
- Sandwichs - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 3 paquets
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 8 litres
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bretzels salés - 4 sacs
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable et une imprimante à proximité des tables d’inscription, avec suffisamment de rallonges et de multiprises pour éviter les branchements improvisés le jour même.
Réservez les tentes, tables et chaises plusieurs jours à l’avance, surtout si la journée se déroule en extérieur. Ajoutez des porte-manteaux et des poubelles près de l’accueil.
Comptez au moins 2 gobelets par participant si du café, du thé et de l’eau sont proposés. Préparez aussi les tasses, assiettes, couverts et plateaux de service avant l’ouverture.
Mettez les boissons au frais la veille et vérifiez le jour même les glacières, thermos, machines à café, marmites à soupe, louches et planches à découper.
Installez les panneaux d’information et d’orientation avant l’arrivée des premiers visiteurs. Gardez les supports de badges nominatifs et les badges imprimés sur la table d’accueil.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une journée d’inscriptions ?: Prévoyez des tables, des chaises, des tentes si l’accueil est extérieur, ainsi que des ordinateurs portables, une imprimante, des rallonges et des multiprises. Ajoutez les supports de badges, les panneaux d’orientation et le matériel nécessaire aux boissons et au déjeuner.
Combien de temps faut-il préparer une journée d’inscriptions ?: Commencez les réservations et les achats au moins 1 à 2 semaines avant la date prévue. Installez les tables, les panneaux, le matériel informatique et les espaces de restauration le jour même, idéalement 2 heures avant l’ouverture.
Combien de gobelets et de tasses prévoir par personne ?: Prévoyez au minimum 2 gobelets par participant pour l’eau et les autres boissons. Pour le café et le thé, comptez 1 tasse par personne, avec une réserve d’environ 10 % pour les remplacements.
Quand faut-il préparer les badges nominatifs ?: Classez les inscriptions et imprimez les badges au plus tard la veille. Gardez ensuite les supports de badges et une petite réserve de badges vierges à l’accueil pour les corrections ou les inscriptions de dernière minute.

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