Qué necesitas para organizar un día de inscripción

Un día de inscripción combina recepción, formularios, acreditaciones, orientación y una pausa con bebidas y almuerzo. Además de mesas y sillas, necesitas equipos que funcionen durante toda la jornada: portátiles, impresora, electricidad y sonido. Calcula las compras según el número de inscritos y deja los alimentos, las bebidas frías y los materiales preparados con antelación. Esta lista te ayuda a detectar lo que suele faltar cuando ya han llegado los primeros participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 70
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces móvilescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Ollas para sopacant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 4
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Portanombrescant. 70
Paneles informativoscant. 6
Carteles de rutacant. 8
Guirnaldascant. 6

Material deportivo

Conoscant. 20
Cuerdascant. 6
Pelotascant. 6
Kits de manualidadescant. 40

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Limones - 6 unidades
- Bocadillos - 80 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 3 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 6 envases
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Sopa de verduras - 8 litros
- Sopa de tomate - 8 litros
- Barras de pan - 8 unidades
- Mantequilla de hierbas - 6 envases
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Pretzels salados - 4 bolsas
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 frascos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas de limpieza - 2 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Guarda las bebidas frías en neveras portátiles antes de abrir la recepción.
Prepara 1 taza, 1 plato y 1 juego de cubiertos por persona para el almuerzo, más un 10 % de reserva. Para el café y el té, ten al menos 1 taza adicional por cada 10 asistentes.
Reserva las mesas de inscripción con espacio para los portátiles, la impresora y los formularios; calcula una mesa por cada 2 personas que atiendan la recepción. Comprueba que haya sillas y percheros cerca.
Prueba los portátiles, la impresora, los altavoces y el software de inscripción el día anterior. Lleva cables alargadores y regletas suficientes, y deja una lámpara LED disponible para cada zona con poca luz.
Coloca los carteles de ruta, paneles informativos y acreditaciones antes de recibir al público. Usa conos y cuerdas para marcar recorridos o zonas de espera, y prepara una papelera junto al bufé.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para un día de inscripción?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y una cantidad adicional para el resto de la jornada. Para 50 personas, eso supone entre 100 y 150 bebidas al comenzar, además de agua.
¿Cuántas tazas y platos compro para un almuerzo de inscripción?: Compra una taza, un plato y un juego de cubiertos por asistente, más un 10 % de reserva. Para 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada pieza.
¿Cuándo debo preparar los formularios y las acreditaciones?: Deja los formularios listos y ordenados al menos un día antes. Imprime y coloca las acreditaciones con tiempo suficiente para revisarlas y separarlas alfabéticamente antes de abrir la recepción.
¿Cuándo pruebo el portátil, la impresora y el sonido?: Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones al montar las mesas. Reserva al menos 30 minutos antes de la llegada de los participantes para revisar electricidad, software, impresión y altavoces.

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