Que prévoir pour une fête des bénévoles ?

Une fête des bénévoles demande surtout une organisation précise du buffet, des boissons et de l’accueil. Prévoyez la vaisselle, les plats de service et le matériel pour préparer les sandwiches, les garnitures et les fruits et légumes. Les boissons doivent être récupérées et mises au frais avant l’arrivée des invités. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les thermos, les rallonges, les multiprises et les badges nominatifs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de jeu

Feuilles de quizqté 60
Stylos pour le quizqté 60
Prixqté 10

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Thé glacé - 5 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 3 packs de 6
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 8 pots
- Jambon - 2 kilogrammes
- Salami - 1,5 kilogramme
- Houmous - 10 barquettes
- Œuf - 30 pièces
- Blanc de poulet - 4 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Pains à hamburger - 60 pièces
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Melons - 4 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce barbecue - 3 bouteilles
- Soupe de tomates - 8 litres
- Bouillon - 4 liter
- Salade de pâtes - 6 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de crudités - 5 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 10 barquettes
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre - 1 bouteille
- Tarte aux fraises - 2 pièces
- Tarte aux pommes - 2 pièces
- Crème fouettée - 8 bombes
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat - 3 kilogram
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Gants de nettoyage - 6 paires
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une assiette et un verre par invité, puis ajoutez 10 % de réserve pour les chutes et les échanges pendant le buffet.
Pour le point boissons, comptez deux à trois verres par personne pendant la première heure et prévoyez assez de verres à vin si le vin est servi séparément.
Mettez les boissons et les produits réfrigérés au frais plusieurs heures avant l’ouverture, surtout si les glacières doivent encore être transportées sur place.
Réservez au moins une table de buffet pour les plats et une autre pour les boissons dès que le nombre final d’invités est connu.
Regroupez les ustensiles de préparation avant les courses : planches, couteau de chef, saladiers, plateaux, pinces et louches sont souvent oubliés alors qu’ils sont indispensables au buffet.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une fête des bénévoles ?: Prévoyez la vaisselle, les couverts, les verres, les plats et ustensiles de service, ainsi que le matériel pour les boissons et le café. Ajoutez les éléments de décoration, les nappes, les badges et les équipements électriques nécessaires.
Combien d'assiettes et de verres prévoir par personne ?: Comptez une assiette de dîner, une assiette à dessert et au moins un verre par personne. Ajoutez environ 10 % de vaisselle supplémentaire, soit 11 pièces pour 10 invités, afin de couvrir les pertes et les changements pendant la fête.
Quand mettre les boissons au frais pour la fête ?: Mettez-les au frais plusieurs heures avant le début de l’événement. Pour une grande quantité, faites-le la veille si l’espace de réfrigération est limité et utilisez les glacières en complément.
Combien de temps avant faut-il vérifier le matériel ?: Vérifiez les tables, chaises, machines à café, bouilloires, haut-parleurs, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant. Refaites un contrôle rapide à l’ouverture du lieu, avant d’installer le buffet.

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