Einkaufsliste für ein Freiwilligenfest
Für ein Freiwilligenfest brauchst du mehr als Essen und Getränke: Geschirr, Kühlung, Kaffeemöglichkeiten und Material für Buffet und Programm müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen erst, wenn die endgültige Gästezahl feststeht, und rechne bei Geschirr mit einigen zusätzlichen Teilen. Getränke sollten vor dem Aufbau gekühlt werden; Kühlboxen, Thermoskannen und Verlängerungskabel werden dagegen oft erst am Veranstaltungstag vermisst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 20
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Spielmaterial
- QuizformulareAnz. 60
- Stifte für QuizAnz. 60
- PreiseAnz. 10
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 5 Flaschen
- Eistee - 5 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 3 Sixpacks
- Pils - 8 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 5 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 8 Becher
- Schinken - 2 Kilogramm
- Salami - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 10 Becher
- Ei - 30 Stück
- Hähnchenbrust - 4 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 30 Stück
- Hamburgerbrötchen - 60 Stück
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Barbecuesauce - 3 Flaschen
- Tomatensuppe - 8 Liter
- Bouillon - 4 Liter
- Nudelsalat - 6 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 6 Kilogramm
- Rohkostsalat - 5 Kilogramm
- Kräuterbutter - 10 Becher
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Essig - 1 Flasche
- Erdbeertorte - 2 Stück
- Apfelkuchen - 2 Stück
- Schlagsahne - 8 Dosen
- Kekse - 8 Packungen
- Schokolade - 3 kilogram
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 5 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 10 Stück
- Reinigungshandschuhe - 6 Paar
- Handseife - 4 Flaschen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Kaufe oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachschub und Ersatz vorhanden sind.
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke und Kühlprodukte holst du idealerweise am selben Tag ab und kühlst sie vor dem Buffetaufbau.
- Für Kaffee brauchst du neben Kaffeemaschinen auch Kaffeetassen und mindestens eine Thermoskanne je geplanter Ausgabestation. Wasserkocher und Verlängerungskabel solltest du spätestens beim Materialcheck am Vortag testen.
- Bereite für Snacks, Obst, Gemüse, Brötchen und Belag mehrere Servierschalen sowie Servierzangen vor. Schneidebretter, Kochmesser und Rührschüsseln gehören ebenfalls in die Küchenbox, nicht erst auf die Einkaufsliste für den Veranstaltungstag.
- Dekoration und Raumzubehör werden häufig zu spät organisiert: Tischdecken, Wimpelketten, Ballons und ein Garderobenständer sollten spätestens beim Einrichten der Raumaufteilung verfügbar sein. Prüfe außerdem, ob für Musik und Quiz ein Bluetooth-Lautsprecher und passende Verlängerungskabel vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Freiwilligenfest?
- Plane je Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel. Mit 10 Prozent Reserve bist du auch bei Nachschlag, Verlust oder verschmutztem Geschirr ausreichend ausgestattet.
- Wie viele Getränke brauche ich pro Person?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; für die restliche Dauer ergänzt du nach Veranstaltungszeit und Wetter. Wasser sollte zusätzlich eingeplant werden, nicht als Ersatz für die übrigen Getränke.
- Wann sollte ich Getränke und Kühlprodukte abholen?
- Hole Getränke und Kühlprodukte möglichst am Veranstaltungstag ab und stelle sie vor dem Aufbau kalt. Spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn sollten die ersten Getränke in Kühlboxen oder Kühlschränken stehen.
- Was muss ich vor dem Freiwilligenfest testen?
- Prüfe am Vortag Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel. Kontrolliere außerdem, ob Tische, Stühle, Buffetische, Geschirr und Serviermaterial vollständig vorhanden sind.
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