Que faut-il prévoir pour une exposition ?

Une exposition demande plus que des œuvres et des murs disponibles. Il faut prévoir le mobilier de présentation, l’éclairage, l’accueil, le matériel technique et de quoi servir les visiteurs. Cette liste vous aide à préparer les achats et les emprunts sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation : rallonges, multiprises, étiquettes, paiement ou contenants pour les boissons. Adaptez les quantités au nombre d’œuvres, d’exposants et de visiteurs attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Murs d’expositionqté 12
Soclesqté 8
Vitrinesqté 3
Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Portantsqté 2
Poubellesqté 6
Accueil

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Échellesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 4
Répartiteurs de lumièreqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Plantesqté 10
Cadres photoqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Communication

Panneaux d'informationqté 6
Flèches directionnellesqté 12
Badges nominatifsqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 150
Formulaires de venteqté 50
Stylosqté 30

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bitterballen - 300 pièces
- Mini-quiches - 120 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 120 pièces
- Amuse-bouches vegan - 60 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Dés de fromage - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Baguettes - 12 pièces
- Olives - 6 bocaux
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis testez chaque projecteur LED avant l’arrivée des œuvres. Les prises sont souvent trop éloignées des murs d’exposition et de l’accueil.
Réservez le mobilier plusieurs jours avant l’installation : murs d’exposition, socles, vitrines, tables et portants ne sont pas toujours disponibles au dernier moment. Comptez une surface de présentation par groupe d’œuvres et gardez un passage dégagé d’au moins 1 mètre.
Préparez l’accueil avec un ordinateur portable, une imprimante et un terminal de paiement. Faites un essai d’impression et de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture, avec les listes de titres et les prix déjà accessibles.
Pour le service, comptez environ 2 verres par visiteur si une boisson est prévue, plus 1 carafe pour 8 à 10 personnes. Ajoutez des tasses, assiettes et couverts selon le catering, et gardez les boissons fraîches dans des glacières jusqu’au service.
Ne laissez pas l’éclairage et les outils pour le jour du vernissage. Prévoyez une échelle, une boîte à outils et les répartiteurs de lumière dès le montage, puis contrôlez chaque œuvre et remplissez les formulaires de dommages avant son installation.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une exposition ?: Comptez environ 2 verres par visiteur si une boisson est servie pendant l’événement. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les verres oubliés, cassés ou utilisés en dehors du service principal.
Quel matériel faut-il pour l’accueil d’une exposition ?: Prévoyez un ordinateur portable, une imprimante et un terminal de paiement, ainsi que les câbles, rallonges et multiprises nécessaires. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant l’ouverture et imprimez les documents importants en double.
Quand réserver les murs et le mobilier d’exposition ?: Réservez les murs d’exposition, socles, vitrines, tables et chaises dès que la date et le nombre d’exposants sont confirmés. Un délai de 2 à 4 semaines laisse généralement le temps de corriger les quantités et d’organiser le transport.
De quoi ai-je besoin pour installer les œuvres ?: Prévoyez une échelle, une boîte à outils, des rallonges, des multiprises et l’éclairage adapté. Faites l’installation au moins la veille de l’ouverture afin de contrôler les œuvres, les légendes, les prix et les éventuels dommages.

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