Que faut-il prévoir pour une campagne de vélos lumineux ?

Une campagne de vélos lumineux demande plus que des lampes : il faut aussi pouvoir contrôler et équiper les vélos, éclairer les espaces et orienter les participants. Prévoyez un point d’accueil distinct, une zone de distribution et un poste de contrôle vélo. Les câbles, multiprises et éclairages sont souvent oubliés jusqu’au montage. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter pour que l’installation et la circulation restent simples.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tables hautesqté 2
Barrières de sécuritéqté 8

Équipement

Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 4
Tournevisqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de poche rechargeablesqté 4
Cônes lumineuxqté 8

Matériel de sport

Supports à vélosqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Affiches de la campagne d’éclairage des vélosqté 20
Panneaux indicateursqté 8
Bannières d’informationqté 3
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Biscuits - 6 paquets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mini-carottes - 3 kilogrammes
- Concombre - 6 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 1 kilogramme
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Pain complet - 12 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes
- Lots de lampes de vélo - 150 lots
- Piles bouton - 100 pièces
- Piles AAA - 100 pièces
- Piles AA - 60 pièces
- Bracelets réfléchissants - 150 pièces
- Autocollants réfléchissants - 300 pièces
- Serre-câbles - 500 pièces
- Ruban isolant - 10 rouleaux
- Gobelets en papier pour boissons à emporter - 100 pièces
- Sacs à pain en papier - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une pompe à vélo et un kit d’outils pour chaque poste de contrôle prévu. Ajoutez des tournevis et des jeux de clés Allen : ce sont les petits outils qui manquent le plus souvent au moment des réglages.
Comptez environ 1 gobelet réutilisable par participant, puis 10 % de réserve. Pour le café et l’eau chaude, prévoyez une tasse par personne attendue et utilisez les thermos pour éviter les files devant les machines.
Pour une installation extérieure, prévoyez une rallonge à enrouleur par zone alimentée et une multiprise par table technique. Testez les projecteurs, guirlandes et lampes de poche au moins 24 heures avant l’événement.
Réservez une barrière de sécurité et plusieurs cônes de signalisation pour séparer le parking à vélos du point de distribution. Placez les panneaux indicateurs avant l’arrivée des participants, pas au moment de l’accueil.
Triez les kits de lampes de vélo par participant et gardez une réserve d’au moins 10 %. Préparez aussi les étiquettes nominatives et les bannières d’information la veille : leur impression tardive bloque rapidement la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de kits de lampes de vélo faut-il prévoir ?: Prévoyez un kit par participant inscrit, plus 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, cela représente 88 kits afin de couvrir les inscriptions de dernière minute et les kits incomplets.
Quel matériel faut-il pour réparer ou régler les vélos ?: Prévoyez au minimum une pompe à vélo, un kit d’outils, des tournevis et un jeu de clés Allen par poste de contrôle. Testez chaque outil 24 heures avant l’événement et remplacez immédiatement celui qui manque ou fonctionne mal.
Combien de gobelets et de tasses faut-il acheter ?: Comptez un gobelet réutilisable et une tasse par participant, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, préparez donc 55 gobelets et 55 tasses, même si tout le monde ne boit pas de café.
Quand faut-il préparer le matériel de la campagne ?: Triez les kits, préparez les étiquettes et vérifiez le stock au moins la veille. Installez les tables, tentes, barrières et éclairages le jour même, en prévoyant 2 à 3 heures avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.