Que faut-il prévoir pour un salon professionnel ?

Un salon professionnel demande plus qu’un espace et quelques stands. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, l’installation des exposants, les branchements, l’impression des badges et les pauses café. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les boissons avant le jour J. Adaptez les quantités au nombre d’exposants, de visiteurs inscrits et à la durée du salon.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Panneaux de standqté 20
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 8
Écrans de présentationqté 4
Points d'accès mobilesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneau d’accueil
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Affichesqté 24
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 30

Inscription

Porte-nomsqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Blocs-notesqté 100
Sacs de transportqté 150

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 6 portions
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Noix mélangées - 4 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Mini bâtonnets de fromage - 6 paquets
- Crackers - 12 paquets
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Roquette - 1 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Mini-pâtisseries - 180 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Muffins - 100 pièces
- Barres chocolatées - 100 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Sandwichs végétaliens - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle compostables - 50 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, un ordinateur ou une tablette et une imprimante d’étiquettes dès l’ouverture. Ajoutez au moins 10 % d’étiquettes vierges pour corriger les inscriptions ou remplacer les badges perdus.
Comptez une chaise par personne assise et une table par espace prévu dans le plan des stands. Gardez au moins 2 tables libres pour l’accueil, les documents et les besoins de dernière minute.
Pour chaque zone équipée, prenez une rallonge et une multiprise adaptées, puis ajoutez 20 % de prises de réserve. Vérifiez les chargeurs de tous les ordinateurs, tablettes et écrans au plus tard la veille.
Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons la veille et répartissez-les dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de service.
Pour une pause café, comptez une tasse par personne et environ 1,2 fois le nombre de participants en verres, assiettes et couverts. Réservez les machines à café, bouilloires et thermos au moins 7 jours avant le salon.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un salon professionnel ?: Prévoyez une chaise pour chaque personne assise simultanément, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 80 participants, comptez donc environ 88 chaises, sans oublier les sièges des exposants et de l’accueil.
Combien de boissons prévoir pour un salon professionnel ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Pour 100 personnes sur 4 heures, prévoyez environ 500 à 700 boissons selon la météo et la présence d’une pause café.
Quand acheter le matériel pour un salon professionnel ?: Réservez le mobilier, les écrans, les microphones, les talkies-walkies et les machines à café au moins 2 à 4 semaines avant l’événement. Faites les courses de produits consommables 1 à 3 jours avant, afin de pouvoir refroidir les boissons la veille.
Combien d’étiquettes nominatives imprimer pour un salon ?: Imprimez une étiquette par visiteur et par exposant confirmé, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 150 inscrits, préparez donc au moins 165 étiquettes et gardez quelques supports vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.

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