Que faut-il prévoir pour un festival pop ?

Un festival pop demande plus qu’une scène et des enceintes. Il faut prévoir le mobilier pour le public, le matériel de sonorisation, l’éclairage, la vaisselle réutilisable et une alimentation électrique fiable. Cette liste rassemble les achats et locations à organiser pour accueillir les artistes, les bénévoles et les participants dans de bonnes conditions. Les éléments souvent oubliés sont les câbles, les talkies-walkies, les lampes de secours et les équipements de bar.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 20
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 24
Scène
Comptoirs de barqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Assiettesqté 600
Couvertsqté 600
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 8
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Moniteurs de scèneqté 4
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 20
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Groupe électrogène
Glacièresqté 8
Terminaux de caisseqté 4
Talkies-walkiesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Projecteurs de scèneqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à batterieqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 8
Décoration de tableqté 20
Braceletsqté 700
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 20
Seaux de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 4
Balaisqté 8
Balayette et pelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Extincteursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 3
Giletsqté 30
Lampes de pocheqté 12

Catering

Courses
- Spa Blauw - 500 bouteilles
- Spa Rood - 200 bouteilles
- Cola - 120 bouteilles
- Cola Zero - 100 bouteilles
- Sinas - 80 bouteilles
- Ice tea - 80 bouteilles
- Bière - 600 bouteilles
- Bière sans alcool - 100 bouteilles
- Vin blanc - 30 bouteilles
- Vin rouge - 15 bouteilles
- Rosé - 15 bouteilles
- Prosecco - 10 bouteilles
- Gin - 6 bouteilles
- Vodka - 6 bouteilles
- Tonic - 60 canettes
- Jus d’orange - 30 briques
- Jus de pomme - 20 packs
- Citrons - 8 kilos
- Glaçons - 80 kilos
- Café - 8 paquets
- Thé - 300 sachets
- Sucre - 4 kilos
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 10 litres
- Croissants - 100 pièces
- Mini pains - 250 pièces
- Petits pains - 150 pièces
- Pain complet - 20 pains
- Fromage - 12 kilos
- Jambon - 8 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 6 kilos
- Houmous - 5 kilo
- Fromage à la crème - 4 kilo
- Beurre doux - 3 kilos
- Mayonnaise - 6 bouteilles
- Ketchup - 6 bouteilles
- Moutarde - 4 bouteilles
- Sauce barbecue - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 20 sachets
- Chips nature - 20 sachets
- Chips tortilla - 15 sacs
- Salsa - 10 pots
- Olives - 6 bocaux
- Noix mélangées - 8 kilos
- Popcorn - 10 kilos
- Pommes - 20 kilos
- Bananes - 15 kilos
- Raisins - 12 kilos
- Concombres - 10 kilos
- Tomates - 12 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 8 kilo
- Oignon rouge - 4 kilo
- Maïs - 20 boîtes
- Haricots - 15 boîtes
- Pâtes - 20 kilos
- Sauce pour pâtes - 20 pots
- Riz - 15 kilo
- Burgers végétariens - 150 pièces
- Pains à hamburger - 250 pièces
- Hamburgers - 300 pièces
- Hotdogs - 250 pièces
- Pains à hot-dog - 250 pièces
- Frites - 100 kilo
- Nuggets végans - 100 pièces
- Mélange d’épices - 10 pots
- Sel - 3 kilos
- Poivre - 1 kilo
- Huile - 20 litres
- Lait pour café - 10 paquets
- Sirop de limonade - 10 bouteilles
- Popsicles - 300 pièces
- Biscuits - 15 paquets
- Papier aluminium - 6 rouleaux
- Film alimentaire - 6 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Serviettes - 1500 pièces
- Pailles - 800 pièces
- Sacs poubelle - 200 pièces
- Produit de nettoyage - 10 bouteilles
- Nettoyant multi-usage - 10 bouteilles
- Liquide vaisselle - 8 bouteilles
- Éponges - 30 pièces
- Gants en caoutchouc - 30 paires
- Papier toilette - 120 rouleaux
- Gel désinfectant pour les mains - 20 flacons

Conseils

Prévoyez au moins 1 gobelet réutilisable par participant, plus 10 à 15 % de réserve pour les pertes et les retours tardifs. Les assiettes, couverts et tasses à café doivent être comptés séparément selon le service prévu.
Pour la scène, ne commandez pas uniquement les haut-parleurs : ajoutez une table de mixage, des microphones, des pieds, des moniteurs de scène, des boîtiers DI et suffisamment de câbles XLR. Prévoyez aussi des câbles de rechange pour les branchements critiques.
Calculez l’éclairage en deux zones : projecteurs de scène pour les artistes et projecteurs LED ou lampes à batterie pour les accès, le bar et les espaces de circulation. Les guirlandes lumineuses servent à baliser l’ambiance, mais ne remplacent pas l’éclairage de sécurité.
Réservez assez de glacières pour garder les boissons et les produits du catering au froid pendant toute la durée du festival. Les comptoirs de bar, terminaux de caisse et plateaux de service sont souvent oubliés lorsqu’ils ne figurent pas dans la réservation du catering.
Ne laissez pas l’alimentation électrique au dernier moment : prévoyez des enrouleurs, des multiprises et, si le site n’est pas suffisamment alimenté, un groupe électrogène. Testez chaque circuit avant l’arrivée des artistes et gardez les talkies-walkies chargés pour la coordination.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il prévoir pour un festival pop ?: Prévoyez au minimum 1 gobelet réutilisable par participant, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 300 personnes, cela représente environ 330 à 345 gobelets.
Quel matériel faut-il pour la scène d’un festival pop ?: Prévoyez une scène, des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des moniteurs de scène, des boîtiers DI et des câbles XLR. Faites valider la fiche technique au moins 2 à 4 semaines avant le festival.
Quand faut-il réserver le groupe électrogène et les enrouleurs ?: Réservez l’alimentation électrique dès que le plan du site et la puissance nécessaire sont connus, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Testez les enrouleurs, multiprises et circuits le jour du montage, avant l’ouverture au public.
Combien de temps avant faut-il commander la vaisselle et le mobilier ?: Commandez les tentes, tables, chaises, tabourets, vaisselle et comptoirs au moins 4 semaines avant le festival. Ajoutez une marge de 10 % pour les gobelets et les consommables lorsque le nombre de participants peut encore évoluer.

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