Que faut-il prévoir pour un festival cycliste ?

Un festival cycliste demande plus qu’une flotte de vélos et quelques tables. Il faut prévoir le matériel de parcours, les équipements de réparation, le ravitaillement et une organisation claire pour les participants comme pour les bénévoles. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter, notamment les vélos de réserve, les casques, les chambres à air, les dossards et la signalétique. Vérifie aussi les livraisons et remplis les glacières avant l’arrivée du public.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Sous-mains de barqté 3
Poubellesqté 8
Râteliers à vélosqté 12
Paravents de vestiaireqté 2

Matériel de sport

Vélos pour le parcoursqté 12
Vélos de réserveqté 3
Casques de véloqté 20
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à airqté 20
Chambres à air extérieuresqté 6
Porte-bidonsqté 6
Bidonsqté 30
Numéros de départqté 150
Ruban de parcoursqté 500
Cônesqté 40
Obstacles d’agilitéqté 8
Chronomètresqté 4
Rubans de médailleqté 20
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Barrières de circulationqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Gilets réfléchissantsqté 20
Presse-papiersqté 6
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 10

Décoration

Drapeaux de festivalqté 4
Drapeaux de véloqté 20
Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 30
Panneaux du programmeqté 4
Bannières d’informationqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Pompes de désinfectionqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 20 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Barres de céréales - 150 pièces
- Petits pains aux raisins secs - 100 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains aux céréales - 80 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 3 pots
- Beurre - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Salade - 12 laitues
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Carottes - 5 kilos
- Pommes de terre - 20 kilos
- Hamburgers - 150 pièces
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Pains à hamburger - 180 pièces
- Mélange d'épices pour burgers - 4 sachets
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Cacahuètes salées - 6 sachets
- Popcorn - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Spray nettoyant - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 4 boîtes
- Contenants alimentaires - 30 pièces

Conseils

Prévois au moins 1 vélo de réserve pour 10 vélos engagés afin de gérer rapidement une panne ou un problème de réglage pendant le parcours.
Compte 1 casque par participant, plus 5 à 10 % de casques supplémentaires pour les oublis, les tailles inadéquates ou les remplacements.
Prends au minimum 2 chambres à air de rechange par tranche de 10 vélos, ainsi qu’une pompe, un support de réparation et un kit d’outils facilement accessibles.
Installe le ruban de parcours et les cônes avant l’ouverture, puis vérifie chaque embranchement à pied : une signalétique manquante peut envoyer les cyclistes sur le mauvais itinéraire.
Teste les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones au moins 2 heures avant le début ; prévois des rallonges et des multiprises adaptées à chaque zone.

Questions fréquentes

Combien de vélos de réserve prévoir pour un festival cycliste ?: Prévois 1 vélo de réserve pour 10 vélos utilisés sur le parcours. Pour 30 vélos, cela représente donc 3 vélos de remplacement, contrôlés avant l’arrivée des participants.
Combien de chambres à air faut-il acheter pour une sortie cycliste ?: Compte au moins 2 chambres à air de rechange pour 10 vélos, avec des dimensions compatibles. Pour 40 vélos, emporte donc au minimum 8 chambres à air, en plus d’une pompe et d’un kit d’outils.
Quand préparer les dossards et les numéros de départ ?: Prépare-les au plus tard 48 heures avant le festival, puis classe-les par ordre d’inscription. Garde une petite réserve de numéros vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Combien de temps avant le festival tester la sonorisation ?: Teste les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les rallonges et les multiprises sur place, car leur longueur ou leur emplacement pose souvent problème.

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