Que faut-il prévoir pour un événement relationnel ?

Pour un événement relationnel, la liste d’achats ne se limite pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les invités, servir le buffet, identifier les participants et faire fonctionner la musique. Comptez la vaisselle et les verres selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les imprévus. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les porte-cartes, les équipements de conservation au frais et le matériel nécessaire au café.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 50
Portantsqté 2
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Cuillères de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à steakqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Porte-cartesqté 8
Panneau d’accueil
Arches de ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de table LEDqté 8

Présentation

Écran de projection
Cliqueur de présentation
Paperboard

Nettoyage

Poubellesqté 4
Éponges de nettoyageqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Serviettesqté 8

Catering

Courses
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 15 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Tartines - 8 paquets
- Crackers - 8 paquets
- Beurre - 1 kilo
- Brie - 2 kilos
- Fromage de Gouda - 2 kilo
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tzatziki - 1,5 kilo
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 4 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Mini poivrons - 2 kilos
- Mini-quiches - 120 pièces
- Rouleaux de printemps végétariens - 100 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Sauce satay - 2 litres
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 litre
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film jetable pour buffet - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez 10 % de marge si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement. Les tasses à café et les couverts doivent être comptés séparément.
Pour un buffet debout, prévoyez environ une table haute pour 6 à 8 personnes et suffisamment de tables de buffet pour séparer les plats, les assiettes et les boissons. Les plateaux et saladiers de service évitent de monopoliser la vaisselle destinée aux invités.
Gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule. Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée et le format de la rencontre.
Pour les badges nominatifs, préparez un badge par inscrit confirmé, plus 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute. Ajoutez des porte-cartes si les badges doivent rester visibles pendant les échanges.
Testez les haut-parleurs, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des invités, idéalement le jour même. Une rallonge de secours et des lampes LED sont utiles lorsque les prises ou l’éclairage du lieu ne suffisent pas.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour un événement relationnel ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par invité, avec 10 % de pièces supplémentaires. Si le service se fait sans lavage pendant la soirée, comptez plutôt 2 verres de chaque type par personne.
Combien de boissons acheter par personne ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne. Ajoutez ensuite environ 1 boisson par personne et par heure, en tenant compte de la présence de café, d’eau et de boissons sans alcool.
Combien de badges nominatifs préparer ?: Préparez un badge pour chaque inscription confirmée et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 50 participants, cela représente 50 badges nominatifs et 3 à 5 exemplaires supplémentaires.
Quand acheter ou réserver le matériel pour l’événement ?: Réservez le mobilier, le catering et le matériel technique au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites les courses et confirmez les livraisons 1 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais le jour même.

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