Que faut-il prévoir pour un défilé musical ?

Un défilé musical demande plus que des instruments et un itinéraire. Il faut aussi équiper le départ et l’arrivée, nourrir les participants, guider le public et garder le contact entre les équipes. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à récupérer : mobilier, vaisselle, sonorisation, signalisation et premiers secours. Prévoyez les quantités selon le nombre de musiciens, de bénévoles et de spectateurs attendus, puis vérifiez les besoins particuliers au moins une semaine avant l’événement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Piles de rechangeqté 32
Mégaphonesqté 3
Systèmes de sonorisation mobilesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Tables pour instrumentsqté 6

Sécurité

Gilets de signalisationqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gants de travailqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 25
Bannières de bienvenueqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de l’associationqté 12

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 10
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Bière - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pistolets - 100 pièces
- Croissants - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons - 2 kilo
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 8 kilos
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Cacahuètes salées - 6 sachets
- Cacahuètes apéritives - 6 sachets
- Biscuits - 12 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Wraps au poulet - 80 pièces
- Mini-feuilletés saucisse - 100 pièces
- Snacks végétariens - 100 pièces
- Glaçons - 20 kilos
- Filtres à café - 3 paquets
- Serviettes - 1000 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table pour les instruments et une table d’accueil séparée : cela évite de mélanger le matériel musical avec les badges, les bracelets et les documents d’itinéraire.
Pour chaque poste de circulation, comptez au minimum un gilet de signalisation et un moyen de communication. Ajoutez des talkies-walkies de rechange pour les responsables plutôt que de partager un seul appareil.
Testez la sonorisation mobile, les microphones, les pieds et les rallonges 24 heures avant le défilé. Gardez des piles neuves et une rallonge à enrouleur disponibles sur le lieu de départ.
Ne commandez pas la vaisselle uniquement pour le repas : comptez aussi les verres réutilisables et les tasses pour le café, avec une marge d’environ 10 % si le nombre de participants peut encore évoluer.
Préparez les barrières, les cônes, les lampes de poche et les trousses de premiers secours avant l’arrivée du public. Les gants de travail sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent l’installation et le rangement du matériel.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un défilé musical ?: Prévoyez au minimum un verre réutilisable par participant et par service, avec une réserve de 10 %. Pour 100 personnes et deux services, cela représente environ 220 verres si aucun lavage n’est prévu entre-temps.
Quand acheter le matériel pour un défilé musical ?: Faites l’inventaire et réservez le matériel quatre semaines avant l’événement. Achetez les consommables et vérifiez la liste des courses entre 7 et 10 jours avant, puis faites un dernier contrôle la veille.
Combien de talkies-walkies faut-il pour organiser le parcours ?: Prévoyez un appareil pour chaque responsable de poste et au moins deux appareils supplémentaires pour la coordination. Pour six postes de circulation, comptez donc généralement huit talkies-walkies.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un défilé musical ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et confirmez le plan de mauvais temps au plus tard la veille. Prévoyez des tentes de réception pour le départ et l’arrivée, ainsi qu’un espace protégé pour les instruments et la sonorisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.