La liste de courses pour organiser un cyclo

Un cyclo demande plus que des vélos et un itinéraire. Il faut pouvoir accueillir les participants, baliser le parcours, gérer la circulation, assurer les petites réparations et réagir à un changement de météo. Cette liste regroupe le matériel à prévoir pour le départ, l’arrivée et les points de passage. Calculez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une réserve pour les dossards, les consommables et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Porte-vélosqté 20
Nappesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 25
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 40
Barrières Nadarqté 12
Gilets réfléchissantsqté 25
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 2
Stands de réparation de vélosqté 2
Jeux de clés Allenqté 3
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 30
Chaînes de véloqté 4
Serre-câblesqté 200
Lampes de poche pratiquesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Mégaphones portatifsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Carafesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Plaques de refroidissementqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 200
Pains de glaceqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ruban de départ et d’arrivéeqté 2
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Piquets de parcoursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Spa Blauw - 240 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Boisson isotonique citron - 120 bouteilles
- Boisson pour sportifs fruits rouges - 120 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d’orange - 12 briques
- Jus de pomme - 12 briques
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Barres à l’avoine - 250 pièces
- Barres de muesli - 250 pièces
- Bananes - 250 pièces
- Pommes - 180 pièces
- Oranges - 150 pièces
- Raisins - 12 kilogram
- Dattes - 5 kilogrammes
- Raisins secs - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Biscuits salés - 12 paquets
- Crackers complets - 10 paquets
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Filet de dinde - 3 kilogrammes
- Tartinades végétariennes - 10 pots
- Pain complet - 25 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Beurre - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 kilogram
- Poivre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Gaufres au sucre - 180 pièces
- Biscuits - 15 paquets
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 150 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 6 bouteilles
- Éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez un dossard et deux épingles de sûreté par participant, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les pertes ou les inscriptions tardives.
Pour le balisage, préparez les flèches et panneaux avant le jour du cyclo et gardez du ruban de balisage, des cônes et des barrières Nadar pour les zones à risque ou les changements de dernière minute.
Installez les tables d’inscription et de buffet sous les tentes de réception. Comptez environ 1 table d’inscription pour 75 à 100 participants afin d’éviter une file trop longue au départ.
Regroupez dans chaque poste de réparation une pompe, un jeu de clés Allen, des démonte-pneus, des chambres à air et des serre-câbles. Prévoyez au moins un poste clairement signalé à l’arrivée et un autre si le parcours est long.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises la veille. Chargez les batteries externes et les lampes de poche afin de ne pas dépendre d’une prise disponible le matin du départ.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour un cyclo de 100 participants ?: Prévoyez au minimum 100 numéros de départ et 200 épingles de sûreté, avec une réserve de 5 à 10 %. Ajoutez plusieurs tables d’inscription, des flèches et panneaux pour tout le parcours, ainsi qu’un espace d’arrivée équipé pour le buffet et les réparations.
Combien de chambres à air faut-il pour un cyclo ?: Prévoyez au moins 1 chambre à air de rechange pour 20 à 25 participants, en adaptant les dimensions aux vélos acceptés. Pour 100 participants, cela représente 4 à 5 chambres à air, plus une pompe et des démonte-pneus par poste de réparation.
Quand acheter le matériel de balisage pour un cyclo ?: Achetez ou réservez les panneaux, flèches, cônes, ruban et barrières au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites ensuite un contrôle de l’itinéraire 3 à 7 jours avant afin de corriger les besoins de dernière minute.
Que faut-il prévoir pour l’accueil et le ravitaillement ?: Prévoyez des tables d’inscription, des tables de buffet, des nappes, des chaises et des glacières. Installez le matériel au moins 90 minutes avant le départ pour avoir le temps de vérifier les inscriptions, le son et l’organisation de l’arrivée.

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