Que faut-il prévoir pour un congrès de camping ?

Un congrès de camping demande plus que des tables et des chaises. Il faut pouvoir accueillir les participants, orienter les arrivées, équiper les présentations et gérer les repas dans un environnement parfois peu éclairé. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emporter, du mobilier aux rallonges, en passant par les badges et la vaisselle réutilisable. Vérifiez-la au moins une semaine avant l’événement pour repérer ce qui doit être réservé ou emprunté.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannières de bienvenueqté 3
Panneaux d’orientationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 4
Post-itqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 4
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 24
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 100
Thermomètreqté 2

Camping

Piquets de jalonnementqté 30
Piquetsqté 40
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Braseros de campingqté 2
Seauxqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de désinfectantqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 kilogram
- Assortiment de thé - 250 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Mini glaces à l’eau - 100 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pains complets - 8 pièces
- Pistolets - 100 pièces
- Croissants - 90 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinades végétariennes - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Salade mélangée - 6 kilogrammes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Barres de céréales - 100 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Boulgour - 5 kilogram
- Riz - 6 kilogrammes
- Pâtes - 6 kilogrammes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Sauce tomate - 8 pots
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 10 têtes
- Basilic - 10 bottes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Vinaigrette vegan - 2 litres
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Tiramisu - 8 plats
- Tarte aux fruits - 6 pièces
- Muffins véganes - 60 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des buffets, avec les badges, leurs porte-badges et plusieurs marqueurs. Installez-la avant l’arrivée des participants pour éviter une file dès les premières minutes.
Pour les présentations, prenez au moins 2 clés USB contenant les fichiers définitifs, puis testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et les haut-parleurs la veille. Gardez une rallonge et une multiprise de secours près de la régie.
Dans un camping, les câbles traversent facilement les zones de passage. Prévoyez plusieurs rallonges et multiprises, fixez les passages au sol et gardez les batteries externes chargées pour les appareils mobiles.
La lumière naturelle ne suffit pas toujours pour les arrivées tardives ou les déplacements entre les emplacements. Installez les guirlandes et lampes LED avant la tombée de la nuit, et placez les lampes torches à l’accueil.
Pour le buffet, séparez la vaisselle réutilisable des bols et étiquetez les plats selon les régimes alimentaires. Faites le compte avant le départ et ajoutez une petite marge afin de ne pas manquer de pièces pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer le matériel d’un congrès de camping ?: Commencez l’inventaire au moins 7 jours avant le congrès. Réservez ou empruntez à ce moment-là le mobilier, le vidéoprojecteur, les micros et les équipements difficiles à remplacer sur place.
Que faut-il prévoir pour les présentations d’un congrès de camping ?: Prévoyez un ordinateur, un vidéoprojecteur, un écran, des haut-parleurs, des micros, des pieds de micro, des multiprises et des rallonges. Copiez les présentations sur au moins 2 clés USB et faites un test complet la veille.
Combien de clés USB faut-il pour un congrès ?: Prévoyez 2 clés USB contenant les mêmes présentations : une pour l’utilisation courante et une sauvegarde. Conservez aussi les fichiers sur l’ordinateur de présentation pour disposer de 3 copies au total.
Quand installer l’éclairage et la signalétique sur un terrain de camping ?: Installez les panneaux directionnels, les bannières et les affiches avant l’ouverture de l’accueil, idéalement 2 heures à l’avance. Mettez les guirlandes, lampes LED et lampes torches en place avant la tombée de la nuit.

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