La checklist pour organiser un camp de vacances

Un camp de vacances demande plus qu’un programme d’activités et quelques tentes. Il faut verrouiller le lieu, les inscriptions et les informations de sécurité plusieurs semaines avant l’arrivée, puis préparer le terrain dans un ordre précis. Cette checklist couvre les repas, le couchage, les activités sportives, l’éclairage et l’accueil. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et les indications de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Réserver le lieu
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier et réfrigérer les aliments
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement

Événement

Inspecter le lieu
3 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes d’activités
4 personnes
Monter la cuisine et le barbecue
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer les règles du camp
2 personnes
Répartir les équipes
3 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Encadrer l'activité créative
4 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Préparer le feu de camp
2 personnes
Encadrer le feu de camp
3 personnes
Départ et départ de l’hébergement
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 3

Camping

Tentes de couchageqté 12
Matelas de couchageqté 40
Sacs de couchageqté 40
Couvertures de pique-niqueqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 3
Frisbeesqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Pistolets à eauqté 12

Cuisine

Barbecue à gazqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Pincesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Carafeqté 6

Équipement

Enceinte portable
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 6

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Étiquettes nominativesqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Balais et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant le camp. Utilisez ensuite la liste des participants pour vérifier les coordonnées et récupérer un contact d’urgence pour chaque personne.
Préparez le programme avec des activités de repli avant de faire les courses. Une météo défavorable peut rendre inutilisables le volley, le football ou les jeux d’eau dès le premier jour.
Inspectez le lieu la veille de l’arrivée : accès, zones de couchage, éclairage et emplacement du barbecue. Faites le contrôle de sécurité avant d’installer les participants, avec la trousse de premiers secours et les extincteurs accessibles.
Montez les tentes et installez les tables, les chaises et les postes d’activités avant l’accueil. Gardez une table d’enregistrement visible et prévoyez les informations d’itinéraire et de stationnement imprimées ou partagées à l’avance.
Réfrigérez les aliments dès leur réception et séparez la cuisine des espaces de jeux. Pour le service, vérifiez que les glacières, la vaisselle réutilisable, les ustensiles et les rallonges sont disponibles avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de vacances ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour réserver le lieu, construire le programme et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, vérifier la météo, faire les courses et préparer le matériel.
Quand demander les contacts d’urgence pour un camp de vacances ?: Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement 3 semaines avant le début du camp. Vérifiez chaque numéro une seconde fois 5 à 7 jours avant l’arrivée et imprimez la liste des participants.
Quand installer les tentes pour un camp de vacances ?: Montez les tentes la veille si le lieu est accessible, ou au moins 3 heures avant l’accueil. Vérifiez alors les matelas, les sacs de couchage, les couvertures et la stabilité de chaque installation.
Que faut-il vérifier le jour avant un camp de vacances ?: Contrôlez l’accès au lieu, la météo, les zones de couchage, l’éclairage, le barbecue, les activités et le matériel de sécurité. Faites aussi les courses, réfrigérez les aliments et préparez les informations de stationnement avant le jour J.

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