Qué necesitas para un congreso de campamento

Un congreso de campamento combina sesiones, comidas y alojamiento al aire libre, así que la lista de compras debe cubrir tanto la parte técnica como la vida en el recinto. Necesitarás mesas para registro y catering, sillas, carpas, proyector, pantalla, sonido y alargadores. También conviene preparar iluminación, señalización, acreditaciones y vajilla reutilizable. Las cantidades dependen del número de inscritos, pero el montaje y las comprobaciones deben estar cerrados antes de la llegada del primer participante.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Manteleríacant. 16

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Memorias USBcant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 6

Decoración

Banners de bienvenidacant. 3
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 90
Portabadgescant. 90
Rotuladorescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 4
Notas adhesivascant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 16
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 4
Abridores de botellascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Filtros de cafécant. 100
Filtros de técant. 100
Termómetrocant. 2

Camping

Postes de delimitacióncant. 30
Estacascant. 40
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Cestas para hogueracant. 2
Cuboscant. 4
Mantas ignífugascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 kilogram
- Surtido de té - 250 sobres
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Zumo de limón - 2 botellas
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilogramos
- Mini helados de agua - 100 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 unidades
- Pistolets - 100 unidades
- Croissants - 90 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Untables vegetarianos - 2 kilogramo
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Ensalada mixta - 6 kilogramos
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 6 kilogramo
- Mandarinas - 80 unidades
- Barritas de muesli - 100 unidades
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Bulgur - 5 kilogramo
- Arroz - 6 kilogramos
- Pasta - 6 kilogram
- Garbanzos - 12 latas
- Tomate troceado - 12 latas
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 10 cabezas
- Albahaca - 10 manojos
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aliño vegano - 2 liter
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Tiramisú - 8 bandejas
- Pastel de frutas - 6 unidades
- Muffins veganos - 60 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva para ponentes, personal y cambios de última hora. Para el catering, separa las mesas del buffet de la mesa de registro y deja pasillos amplios entre ambas.
Comprueba el equipo técnico al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, regletas y cables alargadores. Guarda todas las presentaciones en dos memorias USB y lleva baterías externas cargadas.
Coloca una linterna por cada punto de acceso o zona de paso y revisa la iluminación cuando anochezca. Las guirnaldas y lámparas LED no sustituyen las señales direccionales, especialmente entre las parcelas y el área de actividades.
Prepara una tarjeta de nombre y un portabadges por persona inscrita, más un 10 % adicional. Lleva rotuladores y notas adhesivas en la mesa de registro para corregir nombres o crear acreditaciones de emergencia.
Compra o confirma la vajilla reutilizable según el número de servicios, no solo según el número de asistentes. Etiqueta el catering por dieta antes de abrir el buffet y reserva cuencos suficientes para aperitivos y opciones especiales.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de campamento?: Calcula una silla por participante y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes del comienzo y repítela 60 minutos antes de la primera sesión. Comprueba también los cables, las regletas, el sonido y las presentaciones guardadas en USB.
¿Cuántas tarjetas de nombre debo imprimir?: Imprime una por persona inscrita y añade un 10 % de reserva. Con 80 participantes, prepara al menos 88 tarjetas y deja rotuladores en la mesa de registro para cambios de última hora.
¿Cuándo debo preparar las bebidas y el catering?: Enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes y coloca los aperitivos poco antes de la apertura. Etiqueta las opciones dietéticas antes de montar el buffet y mantén separadas las raciones especiales desde el inicio.

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