Que faut-il prévoir pour un circuit en voiture ?

Un circuit en voiture demande plus que des roadbooks et quelques panneaux. Il faut pouvoir accueillir les participants au départ, baliser le parcours, communiquer entre les équipes et réagir rapidement en cas de panne ou d’incident. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à emporter, des gobelets réutilisables aux talkies-walkies et aux triangles de signalisation. Vérifiez aussi les autorisations, l’assurance et l’itinéraire avant de finaliser vos achats.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enrouleurs électriquesqté 3
Rallongesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Parcours et sécurité

Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Triangles de signalisationqté 4
Marteaux de sécuritéqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Extincteursqté 2
Drapeaux de départqté 2
Butoirs de parkingqté 12

Inscription

Numéros de départqté 50
Livrets d’itinéraireqté 55
Cartes de départqté 55
Badges des participantsqté 60
Braceletsqté 60
Sets de stylosqté 10
Presse-papiersqté 6
Caisses de rangementqté 8
Rubans de prixqté 6
Prixqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 6
Panneau d’accueil
Panneau fléché arrivée

Cuisine

Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 10

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 10
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Ice tea - 5 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Limonade sans sucre - 2 bouteilles
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Sandwichs - 60 pièces
- Petits pains aux raisins mini - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Beurre - 500 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 4 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Mini-biscuits - 5 paquets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Raisins secs - 2 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 pot
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Jus de citron - 1 bouteille
- Sachets à sandwich - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Fourchettes en bois - 100 pièces
- Couteaux en bois - 100 pièces
- Cuillères en bois - 100 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Gants en nitrile - 2 boîtes
- Pansements - 4 boîtes
- Compresses stériles - 4 paquets
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Plaques réfrigérantes - 20 pièces
- Piles AA - 16 pièces
- Piles AAA - 16 pièces
- Ruban adhésif toilé - 4 rouleaux
- Colsons - 100 pièces
- Marqueurs - 2 lots

Conseils

Prévoyez au moins un talkie-walkie par poste clé : départ, arrivée, équipe mobile et assistance. Testez leur portée sur le parcours avant le jour du circuit.
Pour la signalisation, préparez plusieurs flèches et cônes de rechange en plus de ceux prévus sur l’itinéraire. Un panneau déplacé ou manquant peut suffire à envoyer une voiture dans la mauvaise direction.
Comptez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si le ravitaillement dure plusieurs heures, puis ajoutez des tasses, assiettes et couverts selon le nombre de repas servis.
Prévoyez au moins une lampe de poche par bénévole chargé de la circulation et un éclairage fixe pour le départ ou l’arrivée si l’installation se fait tôt ou se termine après la tombée du jour.
Regroupez les chargeurs de téléphone, rallonges et enrouleurs électriques dans une caisse identifiée. Testez les machines à café, bouilloires et projecteurs au moins la veille pour éviter une installation improvisée.

Questions fréquentes

Combien de talkies-walkies faut-il pour un circuit en voiture ?: Prévoyez au minimum 4 talkies-walkies pour couvrir le départ, l’arrivée, l’assistance et une équipe mobile. Ajoutez un appareil par poste supplémentaire qui doit rester en contact pendant le parcours.
Combien de panneaux et de flèches faut-il prévoir pour le parcours ?: Prévoyez une flèche ou un panneau pour chaque changement de direction, puis environ 10 % de matériel supplémentaire. Cette réserve permet de remplacer rapidement une signalisation déplacée, abîmée ou perdue.
Combien de gobelets faut-il acheter par participant ?: Comptez 2 à 3 gobelets réutilisables par personne pour un ravitaillement de plusieurs heures. Pour un repas, ajoutez une assiette et un jeu de couverts par participant, avec une réserve de 10 %.
Quand faut-il préparer le matériel de sécurité ?: Rassemblez les gilets réfléchissants, cônes, triangles, ruban de balisage et marteaux de sécurité au moins 48 heures avant le départ. Faites ensuite un contrôle final le jour précédent, avec la liste des postes et des numéros d’urgence.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.