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Checklist pour organiser une randonnée dans les champs de tulipes

Une randonnée dans les champs de tulipes demande davantage qu’un joli parcours. Il faut sécuriser le départ, obtenir les autorisations, guider les participants et prévoir les pauses sans gêner l’activité des champs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au tri des cartes et au briefing des bénévoles. Prévoyez aussi une solution de repli si une partie de l’itinéraire devient impraticable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Vérifier les autorisations

  • Informer les responsables de parcours

    2 personnes

  • Vérifier l’assurance

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l’itinéraire

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Contacter les bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les régulateurs de circulation

  • Consigner le contact de premiers secours

  • Parcourir l'itinéraire en entier

    3 personnes

  • Déterminer les points de repos

    2 personnes

  • Fixer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Mettre à jour la liste des participants

  • Faire imprimer les cartes d’itinéraire

  • Créer les flèches et les panneaux

    3 personnes

  • Préparer le briefing des bénévoles

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Trier les cartes d'itinéraire

    2 personnes

  • Composer les kits de démarrage

    4 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer la météo aux participants

Événement

  • Ouvrir le point de départ

    2 personnes

  • Tracer l’itinéraire

    5 personnes

  • Aménager des points de repos

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le bureau d’accueil

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Tester l’éclairage et l’alimentation électrique

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Tenir le comptoir d’accueil

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Faire le briefing de départ

    2 personnes

  • Faire partir les marcheurs

    3 personnes

  • Tenir le poste de route

    6 personnes

  • Surveiller les points de circulation

    4 personnes

  • Réapprovisionner les points d’eau

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les retardataires

    2 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    4 personnes

  • Enregistrer l'arrivée

    2 personnes

  • Assurer l’accueil de clôture

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Libérer le lieu

    5 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu de départ

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Vérifier les déchets sur le parcours

    3 personnes

  • Informer les responsables de parcours

  • Traiter les objets trouvés

  • Remercier les participants

  • Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 30
  • Tables de bièreqté 4
  • Supports pour nappesqté 2

Parcours et sécurité

  • Flèches de directionqté 80
  • Panneaux d’orientationqté 30
  • Ruban de balisageqté 6
  • Gilets de signalisationqté 12
  • Lampes de pocheqté 8
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 6
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Batteries externesqté 6

Équipement

  • Terminaux de paiement mobilesqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Rallonges à enrouleurqté 2

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 8

Cuisine

  • Glacièresqté 8
  • Thermosqté 8
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Bannières de bienvenueqté 2
  • Décoration de tableqté 8

Inscription

  • Presse-papiersqté 6
  • Stylosqté 30
  • Autocollants numérotésqté 150
  • Cartes d'itinéraireqté 150
  • Braceletsqté 150
  • Supports de signalisationqté 30
  • Caisse

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Balais à mainqté 3
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et parcourez l’itinéraire complet plusieurs semaines avant la randonnée. Repérez les passages étroits, les traversées de route et au moins un itinéraire alternatif.
  • Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir vérifié les autorisations, l’assurance et le lieu de départ. Indiquez clairement la distance, l’horaire de départ et les besoins alimentaires demandés.
  • Répartissez les régulateurs de circulation avant le jour J et donnez-leur des gilets, des talkies-walkies et une consigne précise pour chaque point. Prévoyez au minimum un contact de premiers secours facilement joignable.
  • Placez les flèches et panneaux assez tôt pour tester le parcours dans les deux sens. Préparez les cartes imprimées, le ruban de balisage et les batteries externes avant l’arrivée des participants.
  • Calculez le catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une petite marge. Installez les tables, tentes, glacières, thermos et machines à café avant le briefing des bénévoles, afin de ne pas gérer la logistique pendant les départs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une randonnée dans les champs de tulipes ?
Commencez les démarches au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer l’itinéraire, les autorisations, l’assurance, les bénévoles et le lieu de départ.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une randonnée dans les champs de tulipes ?
Parcourez l’itinéraire en entier au moins 2 fois : une première fois plusieurs semaines avant l’événement, puis une seconde fois 3 à 7 jours avant. Contrôlez notamment les accès, les traversées et les points de repos.
Combien de bénévoles prévoir pour une randonnée avec circulation ?
Prévoyez au moins 1 régulateur par point de circulation ou traversée à surveiller, plus 1 responsable de parcours et 1 personne de réserve. Confirmez leur présence 7 jours avant et faites un briefing le jour même.
Quand imprimer les cartes et préparer le balisage ?
Finalisez les cartes et imprimez-les 3 à 5 jours avant, après la dernière vérification du parcours. Préparez les flèches, panneaux et rubans la veille, puis installez-les avant l’arrivée du premier participant.

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