Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes des monuments historiques ?

Pour une journée portes ouvertes de monuments historiques, les achats ne se limitent pas au café et aux affiches. Il faut aussi prévoir l’accueil des visiteurs, les visites guidées, les pauses et la circulation sur le site. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine, la signalétique et l’équipement utile aux bénévoles. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, des créneaux de visite et de la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Pancartes de tableqté 12

Équipement

Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets professionnelsqté 10
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Bureau d’information
Caisse
Étiquettes nominativesqté 150
Brochures du programmeqté 200
Blocs-notesqté 10
Stylos à billeqté 30
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait pour café - 6 paquets
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Glaçons - 12 sacs
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Cuillères à thé - 150 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Houmous - 8 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-pains - 150 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 12 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Autocollants allergènes - 2 rouleaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants jetables - 4 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes - 4 feuilles

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Pour le café, comptez au moins 1 tasse par visiteur attendu sur la journée, puis ajoutez 10 % pour les guides et les bénévoles. Les thermos permettent de servir entre deux visites sans monopoliser les machines à café.
Réservez le mobilier et les tentes dès que les horaires et l’accès au monument sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi les dimensions des tables et les points de branchement avant la livraison.
Imprimez les panneaux de direction et les brochures après validation du programme et des horaires, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les visiteurs sans inscription et les documents abîmés.
Rechargez les talkies-walkies et les batteries externes la veille, puis testez les rallonges, multiprises et lampes LED sur place. Une lampe par zone peu éclairée et un moyen de communication par responsable de secteur facilitent les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 1 gobelet ou verre par personne et par service, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour une journée complète, prévoyez au minimum 2 pièces par visiteur si vous ne pouvez pas laver la vaisselle sur place.
Quand commander les brochures et les panneaux de signalisation ?: Commandez-les 7 à 10 jours avant l’événement, une fois le programme, les horaires et les accès définitivement validés. Gardez 10 % d’exemplaires en plus pour les inscriptions tardives et les remplacements.
Combien de tables faut-il pour l’accueil et le catering ?: Prévoyez au moins 1 table d’accueil, 1 table pour les brochures et 1 table de service par zone de restauration. Ajoutez 1 table supplémentaire par tranche de 50 visiteurs servis en même temps.
Combien de temps à l’avance réserver les tentes et les sanitaires ?: Réservez-les 3 à 4 semaines avant la journée portes ouvertes, surtout si elle a lieu pendant une période chargée. Confirmez ensuite l’emplacement, l’accès pour la livraison et les besoins électriques au plus tard 7 jours avant.

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