Que prévoir pour une journée portes ouvertes de caserne ?

Une journée portes ouvertes de caserne demande plus qu’un café et quelques panneaux. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le service des boissons et des en-cas, les démonstrations ainsi que la circulation dans les espaces. Cette liste rassemble le matériel à acheter, à emprunter ou à réserver, notamment la vaisselle réutilisable, les équipements de restauration et la sonorisation. Les quantités se calculent à partir du nombre de visiteurs confirmés et de la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pilesqté 24
Poteaux de délimitationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Porte-nomsqté 30
Mégaphone
Lampes de pocheqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 100

Matériel de sport

Casques pour enfantsqté 20
Pistolets à eauqté 12
Pions d’entraînementqté 20
Barrières d’obstaclesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 8 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 4 kilos
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Chips nature - 10 sacs
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Sauce salsa - 6 pots
- Cacahuètes apéritives - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mini-frikandellen - 5 kilo
- Mini feuilletés au fromage - 4 kilos
- Snacks végétariens - 4 kilos
- Bitterballen - 5 kilos
- Moutarde - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Pains à hamburger - 120 pièces
- Hamburgers - 100 pièces
- Burgers végétariens - 20 pièces
- Hot-dogs - 100 pièces
- Pains à hot-dog - 120 pièces
- Laitues pommées - 8 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Oignons - 3 kilo
- Cornichons - 4 bocaux
- Tranches de fromage - 4 kilos
- Sauce burger - 4 bouteilles
- Pain - 12 pains
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 10 barquettes
- Confiture - 6 pots
- Beurre - 2 kilo
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Crudités - 6 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Biscuits - 8 paquets
- Gâteaux - 10 pièces
- Sucettes glacées - 150 pièces
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 30 kilos
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Huile - 5 litres
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez les boissons et les en-cas à partir du nombre de visiteurs confirmés, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les arrivées imprévues et les consommations pendant les démonstrations.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’ouverture. Les glacières doivent rester accessibles sans bloquer l’accueil ni les visites guidées.
Comptez une tasse et un gobelet par visiteur, puis prévoyez environ 10 % de vaisselle supplémentaire pour éviter de manquer de matériel pendant le service.
Testez la sonorisation, les microphones et les projecteurs LED la veille. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et les piles avant l’installation du matin.
Installez les panneaux de circulation et les informations avant l’arrivée du public, idéalement 1 à 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez l’itinéraire depuis l’entrée jusqu’aux démonstrations et aux sanitaires.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes de caserne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire selon la météo et la durée de visite. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs non inscrits.
Combien de vaisselle faut-il prévoir pour les visiteurs ?: Prévoyez au minimum une assiette, un bol, un gobelet, une tasse et un jeu de couverts par visiteur attendu. Ajoutez 10 % de pièces supplémentaires, surtout si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement.
Quand faut-il acheter les produits pour les portes ouvertes ?: Achetez les produits non périssables 3 à 7 jours avant la date prévue. Les boissons doivent être vérifiées 48 heures avant, puis refroidies au moins 6 heures avant l’ouverture.
Quel matériel réserver pour les démonstrations et l’accueil ?: Réservez la tente, les tables, les chaises, la sonorisation et l’éclairage au plus tard 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites un test complet du matériel technique la veille et prévoyez des rallonges, multiprises et piles de rechange.

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