Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes à la ferme ?

Une journée portes ouvertes dans une ferme pédagogique demande plus qu’un peu de café et quelques tables. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le service des boissons et des repas, les activités, la signalétique et le confort sur place. Cette liste de courses vous aide à regrouper les achats avant l’ouverture, à conserver les produits au frais et à éviter les oublis de dernière minute. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez une marge pour les visiteurs imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Piles rechargeablesqté 16
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Batteries externesqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20
Thermomètres de réfrigérationqté 4
Boîtes repasqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Plansqté 150
Flèches de directionqté 20
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Jeu de lancer en boisqté 2
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 8
Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 10
Cartes quiz sur les animauxqté 100
Bacs à eauqté 6
Barrièresqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Limonade - 10 litres
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Baguette - 12 pièces
- Pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Houmous - 1 kilogramme
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivron - 2 kilogram
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Bretzels - 5 sacs
- Popcorn - 4 sacs
- Biscuits - 8 paquets
- Mini-muffins - 150 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Mélange d’épices - 2 sachets
- Serviettes - 500 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Piques en bois - 300 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs-poubelle d'extérieur - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes nettoyantes - 6 paquets
- Essuie-tout - 12 paquets
- Aliments pour chèvres - 10 kilogrammes
- Aliments pour lapins - 5 kilogrammes
- Carottes pour animaux - 10 kilogrammes
- Pommes pour les animaux - 8 kilogrammes
- Brins de foin - 5 kilogrammes
- Eau potable pour animaux - 60 litres
- Craie - 6 boîtes
- Livrets d’autocollants - 150 pièces
- Petites friandises - 150 pièces

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Poubellesqté 10
Gantsqté 12
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Conseils

Prévoyez environ deux à trois gobelets réutilisables, assiettes et jeux de couverts par visiteur attendu si le service s’étale sur plusieurs heures. Une réserve séparée évite de tout utiliser dès le premier passage.
Achetez les boissons et les produits frais au plus tard la veille, puis mettez immédiatement les denrées réfrigérées dans des glacières avec suffisamment de pains de glace. Les produits non périssables peuvent être stockés plusieurs jours avant l’événement.
Pour le café et le thé, prévoyez au moins une machine à café ou une bouilloire par point de service, ainsi que des thermos pour éviter les files d’attente. Vérifiez les rallonges et multiprises avant la livraison des courses, pas le matin même.
Réservez une partie du budget et des fournitures pour l’accueil : badges nominatifs, marqueurs, panneaux en ardoise et supports pour indiquer le parcours. Sans signalétique visible, les bénévoles devront expliquer plusieurs fois les mêmes directions.
Gardez une marge d’environ 10 % pour les consommables et les portions si les inscriptions ne sont pas obligatoires. Contrôlez la livraison dès réception et signalez immédiatement les produits manquants ou endommagés.

Questions fréquentes

Que prévoir comme vaisselle pour une journée portes ouvertes à la ferme ?: Comptez au minimum deux gobelets, deux assiettes et un jeu de couverts par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez aussi des tasses à café, des plateaux et des pinces pour le service.
Quand acheter les produits pour les portes ouvertes de la ferme ?: Achetez les produits non périssables deux à cinq jours à l’avance. Réservez les produits frais et les boissons réfrigérées la veille, afin de pouvoir les contrôler et les mettre au frais avant l’ouverture.
Combien de tables faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez une table pour l’accueil, une pour chaque point de service et une table supplémentaire pour les activités ou le rangement. Ajoutez une table de réserve si plusieurs centaines de visiteurs sont attendus ou si le programme comporte plusieurs ateliers.
Que ne faut-il pas oublier pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez les badges, marqueurs, panneaux directionnels et le plan du parcours au moins la veille. Gardez aussi une réserve de 10 % de badges et de supports pour les visiteurs non inscrits.

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