La liste de courses pour une journée portes ouvertes

Pour une journée portes ouvertes de salle de concert, prévoyez à la fois l’accueil, les visites guidées et les animations sur scène. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter : mobilier, vaisselle, équipement audio, supports d’information et décoration. Les oublis les plus fréquents concernent les rallonges, les multiprises, les gobelets réutilisables et la signalétique. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, des créneaux de visite et de la durée de présence prévue.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Enceintes portablesqté 2
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Écran de présentation
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Glacièresqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Supports décoratifsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Courses
- Café - 6 paquets
- Thé - 10 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 3 kilos
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-sandwichs - 300 pièces
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Poulet fumé - 2 kilo
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mini croissants - 250 pièces
- Mini muffins - 250 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 200 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 4 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Poivre - 2 moulins
- Sel - 2 paquets
- Serviettes - 1000 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Paniers à lingeqté 4

Communication

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Brochures du programmeqté 500
Panneaux de signalisationqté 20
Autocollants flèchesqté 50
Brochures d’informationqté 300
Listes d'inscriptionqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Marquage au solqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Torchons de cuisineqté 12
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de rangementqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12

Conseils

Prévoyez au moins un verre réutilisable par visiteur attendu, plus 10 % de réserve. Pour 100 personnes, cela représente 110 verres, afin de couvrir les pertes et les rotations pendant la journée.
Comptez une chaise par personne assise et gardez 5 à 10 chaises supplémentaires pour l’accueil, les vestiaires et les besoins imprévus. Ajoutez des tabourets de bar uniquement aux points où les visiteurs restent debout.
Pour chaque zone sonorisée, prévoyez les microphones, pieds, enceintes, rallonges et multiprises nécessaires. Testez chaque câble et gardez du ruban gaffer et des serre-câbles sur place dès l’ouverture.
Installez un bureau d’information près de l’entrée et préparez les supports imprimés au plus tard la veille. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits et les programmes abîmés.
Réservez les articles de traiteur et vérifiez les boissons 48 heures avant. Pour un accueil d’une heure, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la météo et la durée des visites.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un verre réutilisable par personne et ajoutez 10 % de marge. Pour 80 visiteurs, préparez donc au moins 88 verres, avec un espace prévu pour les déposer et les récupérer.
Quand acheter ou réserver le matériel pour les portes ouvertes ?: Réservez le mobilier, le matériel audio et la vaisselle au moins 3 semaines avant la date. Vérifiez les quantités et l’état de chaque élément 48 heures avant l’accueil.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Pour une présence d’environ une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc 200 à 300 portions, avec davantage si la journée est chaude ou si les visites durent plusieurs heures.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez un bureau d’information, les listes de visiteurs, les badges nominatifs, les programmes et la signalétique avant l’ouverture. Préparez ces documents la veille et imprimez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires.

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