Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas de una sala de conciertos

Una jornada de puertas abiertas combina visitas guiadas, actuaciones y circulación constante de público. Esta lista reúne lo necesario para recibir visitantes, servir bebidas, orientar los recorridos y apoyar la parte técnica sin improvisaciones de última hora. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para acompañantes y consumos imprevistos. Comprueba especialmente el material de sonido, los alargadores y la señalización antes del día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Punto de información
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10

Equipo

Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Atrilescant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátil
Pantalla de presentación
Bridascant. 50
Cinta gaffercant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Soportes decorativoscant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Compras
- Café - 6 paquetes
- Té - 10 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 3 kilos
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini sándwiches - 300 unidades
- Hummus - 10 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón - 3 kilo
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Mini croissants - 250 unidades
- Mini muffins - 250 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 200 unidades
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Mezcla de frutos secos - 4 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Pimienta - 2 molinillos
- Sal - 2 paquetes
- Servilletas - 1000 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Cestos para la ropacant. 4

Comunicación

Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Folletos del programacant. 500
Carteles de señalizacióncant. 20
Pegatinas de flechascant. 50
Folletos informativoscant. 300
Listas de registrocant. 10
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Seguridad

Linternascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Marcaje de suelocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Paños de cocinacant. 12
Cuchillos de cocinacant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Consejos

Para las bebidas, calcula entre 2 y 3 vasos por persona durante la primera hora y añade un 10 % de reserva. Deja preparados vasos reutilizables, jarras de agua y jarras de café antes de abrir las puertas.
Prepara una mesa de información junto a la entrada y coloca allí acreditaciones, programas y listas de visitantes. Ten al menos un bolígrafo por cada persona que atienda el registro y varias copias adicionales de los listados.
Revisa el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: micrófonos, soportes, altavoces portátiles, portátil y pantalla. Lleva cables alargadores, regletas, bridas y cinta gaffer suficientes para resolver conexiones y fijar cables.
Calcula una silla por visitante previsto en cada zona de descanso y reserva taburetes de bar para las áreas donde no caben sillas. Comprueba también el espacio del guardarropa: las mesas, sillas y percheros suelen olvidarse hasta que llegan los primeros grupos.
Imprime la señalización, los programas y las listas de visitantes al cerrar las inscripciones, idealmente entre 24 y 48 horas antes. Guarda una copia digital en el portátil y deja un paquete de repuesto en el punto de información.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 vasos reutilizables por persona durante la primera hora y añade un 10 % adicional. Si esperas 100 visitantes, prepara entre 220 y 330 vasos para cubrir roturas, cambios y acompañantes.
¿Cuándo debo preparar los programas y la señalización?: Imprime los programas, las listas de visitantes y la señalización entre 24 y 48 horas antes, una vez procesadas las últimas inscripciones. Lleva al menos un 10 % de copias extra por cambios y registros en la entrada.
¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación breve entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Verifica micrófonos, soportes, altavoces, portátil, pantalla, regletas y alargadores.
¿Cuántas sillas necesito para las visitas guiadas?: Calcula una silla por persona en las zonas donde el público deba esperar o sentarse, y añade un margen del 10 %. Para un grupo de 40 visitantes, prepara al menos 44 sillas, además del mobiliario del guardarropa y del punto de información.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.