Wat heb je nodig voor een concertzaal open dag?

Een concertzaal open dag vraagt om meer dan koffie en een paar stoelen. Bezoekers bewegen tussen rondleidingen, optredens en informatiepunten, terwijl techniek en catering tegelijk moeten werken. Denk daarom vooraf aan zitplaatsen, naambadges, programma’s, bewegwijzering en een aparte voorraad voor artiesten en vrijwilligers. Gebruik de boodschappenlijst hieronder als basis en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal, het aantal rondleidingen en de duur van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare glazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm
Kabelbindersaantal 50
Gaffer tapeaantal 4
Koelboxenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve standaardsaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Catering

Koffiemachinesaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee - 10 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 3 kilo
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini sandwiches - 300 stuks
- Hummus - 10 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika - 3 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Mini croissants - 250 stuks
- Mini muffins - 250 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 200 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Notenmix - 4 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Peper - 2 molens
- Zout - 2 pakken
- Servetten - 1000 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flacons
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Communicatie

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Programmafoldersaantal 500
Bewegwijzeringsbordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 50
Informatiefoldersaantal 300
Registratielijstenaantal 10
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Vloermarkeringaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksdoekenaantal 12
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Koelmattenaantal 12

Tips

Plan per bezoekersgroep een duidelijk informatiepunt en reserveer extra tafels voor programma’s, naambadges en aanmeldingen. Zo voorkom je dat de balie tijdens de eerste rondleiding volloopt.
Voorzie bij de catering meer herbruikbare glazen, koffiekopjes en besteksets dan het verwachte aantal gelijktijdige bezoekers. Bij meerdere rondleidingen achter elkaar heb je minstens één extra omloop nodig.
Test microfoons, draagbare speakers, het presentatiescherm en de laptop uiterlijk één dag vooraf op de plekken waar ze tijdens de open dag worden gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape apart bij de techniek.
Maak bewegwijzering voor entree, informatiebalie, rondleidingen, zaal, toiletten en kleedkamers. Hang de route vóór opening op en controleer haar nogmaals nadat tafels, stoelen en kledingrekken zijn geplaatst.
Zet voor artiesten en vrijwilligers een eigen voorraad klaar met waterkannen, koffie, glazen en servies. Label deze spullen, zodat ze niet tijdens de publieksontvangst verdwijnen naar een andere ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een concertzaal open dag?: Reken op minimaal 1,5 glas per verwachte bezoeker als glazen tussendoor worden afgewassen. Bij een doorlopende open dag of beperkte afwascapaciteit is 2 glazen per bezoeker praktischer, plus een aparte voorraad voor artiesten en vrijwilligers.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten bij een open dag?: Zet voor vaste presentaties en optredens het aantal stoelen gelijk aan de verwachte gelijktijdige bezoekers, met 10 procent extra. Voor rondleidingen hoef je niet iedereen te laten zitten, maar reserveer wel stoelen voor wachtrijen, ouderen en bezoekers die slecht ter been zijn.
Wanneer moet ik de techniek voor een concertzaal open dag controleren?: Doe een volledige technische test uiterlijk 24 uur vooraf en herhaal een korte controle 60 minuten voor opening. Test dan microfoons, speakers, laptop, presentatiescherm, kabels en stroompunten op hun definitieve locatie.
Hoeveel programma’s en bezoekerslijsten moet ik afdrukken?: Druk het aantal programma’s af voor de verwachte bezoekers plus 10 procent reserve. Maak per rondleiding of tijdsblok een actuele bezoekerslijst en druk de laatste versie uiterlijk 30 minuten voor opening af, nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!