Que prévoir pour une journée portes ouvertes de maison de quartier ?

Pour une journée portes ouvertes, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, le café, la vaisselle, la décoration et le matériel des activités. Comptez les consommables selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs de dernière minute. Vérifiez les stocks au moins une semaine avant et faites les courses deux à trois jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Accueil
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Compositions floralesqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 12
Jeuxqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau plate - 10 bouteilles
- Eau de source pétillante - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Vieux fromage - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 2 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Mini croissants - 100 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Muffins vegan - 30 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Refroidissez-les la veille dans des glacières et gardez une réserve à température ambiante.
Pour le café et le thé, comptez environ 10 à 12 tasses par litre et prévoyez au moins une tasse, un verre, une assiette et des couverts par participant. Ajoutez 10 % de vaisselle pour absorber les pertes et les visiteurs imprévus.
Préparez les badges nominatifs avant l’ouverture, avec environ 10 % d’exemplaires vierges en plus. Placez-les à l’accueil avec les programmes imprimés afin d’éviter une file dès l’arrivée des familles.
Vérifiez les rallonges et multiprises avant d’installer l’enceinte Bluetooth, le microphone, les machines à café et les bouilloires. Gardez les câbles hors des zones de passage et testez le son au moins 30 minutes avant l’accueil.
Prévoyez une poubelle près de l’accueil, une près des tables d’activités et une près du comptoir de boissons. Installez les nappes, guirlandes et compositions florales après le mobilier, afin de ne pas devoir les déplacer.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si les inscriptions ne sont pas définitives.
Quand faire les courses pour les portes ouvertes de la maison de quartier ?: Faites les achats non périssables environ une semaine avant. Achetez les produits frais et les en-cas deux à trois jours avant, puis refroidissez les boissons la veille.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Imprimez un badge par personne inscrite et prévoyez 10 % de badges vierges supplémentaires. Pour 80 participants, préparez donc environ 88 badges.
Combien de vaisselle faut-il prévoir pour l’événement ?: Prévoyez au minimum une tasse, un verre, une assiette et des couverts par invité, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 unités de chaque type de vaisselle.

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