Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas del centro comunitario necesita más que mesas y sillas. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o reservar: menaje, café, bebidas, recepción, sonido, decoración y material para las actividades. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y añade un margen para las personas que lleguen sin inscripción. Revisa el inventario al menos una semana antes y haz la compra principal entre 24 y 48 horas antes del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 5

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 10
Credencialescant. 100
Arreglos floralescant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4

Material deportivo

Pelotascant. 6
Aroscant. 6
Conoscant. 12
Juegoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Café descafeinado - 1 paquete
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Leche para café - 2 botellas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Agua mineral sin gas - 10 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini pistolets - 100 unidades
- Pan integral - 6 panes
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Jamón cocido - 1 kilo
- Cobertura de pechuga de pollo - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Ensalada de huevo - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Pimientos - 2 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Mini croissants - 100 unidades
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Muffins veganos - 30 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Cacahuetes salados - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Mantequilla de hierbas - 6 tarrinas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiador de inodoro - 3 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula dos vasos y un plato por persona, más un 10 % adicional para reposiciones. Si ofrecerás café y té durante varias horas, reserva al menos una taza por asistente y algunos termos extra.
Compra o prepara las bebidas con 24 horas de antelación para poder enfriarlas. Una nevera portátil por cada 20-25 personas facilita mantenerlas frías sin bloquear la zona de recepción.
Comprueba el material de recepción antes de imprimir las acreditaciones y los programas. Prepara entre un 10 y un 15 % de copias adicionales para visitantes que no se hayan inscrito.
Haz una prueba del altavoz, el micrófono, los cables alargadores y las regletas en el espacio real como mínimo el día anterior. Lleva un alargador de repuesto si las mesas de actividades quedan lejos de los enchufes.
Separa el material deportivo por actividad y prepara una caja para pelotas, aros y conos. Así los voluntarios pueden montar cada mesa rápidamente y comprobar que no falta ninguna pieza antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula un plato, un vaso y un juego de cubiertos por persona, y añade un 10 % de margen. Para 50 asistentes, prepara al menos 55 unidades de cada pieza; reserva más vasos si habrá bebidas durante toda la jornada.
¿Cuándo tengo que comprar las bebidas y los aperitivos?: Haz la compra principal entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos el mismo día, siguiendo las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Cuántos programas y acreditaciones debo imprimir?: Imprime una unidad por persona inscrita y añade entre un 10 y un 15 % extra. Para 60 inscritos, prepara entre 66 y 69 copias para cubrir cambios, pérdidas y visitantes sin inscripción.
¿Cuándo debo comprobar el material de sonido y los cables?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes de la apertura. Comprueba el altavoz Bluetooth, el micrófono, las regletas y los cables alargadores en la misma sala donde se utilizarán.

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