Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de théâtre ?

Pour une journée portes ouvertes de troupe de théâtre, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les vestiaires, la vaisselle réutilisable, la signalétique et le matériel pour les présentations. Comptez les quantités selon le nombre d’inscrits, en ajoutant une petite marge pour les visiteurs de dernière minute. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter avant l’installation des salles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Portants à vêtementsqté 3
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 90
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Accessoires décoratifs de théâtreqté 15

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Inscription

Accueil
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 sacs
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Houmous - 6 pots
- Fromage à la crème - 6 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 10 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et gardez une glacière de réserve.
Pour le café et le thé, comptez une tasse par visiteur attendu, plus 10 % de marge. Préparez les tasses réutilisables, les thermos, les bouilloires et les plateaux avant l’arrivée du public.
Prévoyez au moins une assiette et un couvert par personne pour le service traiteur, ainsi que quelques unités supplémentaires. Les pinces de service et les planches à découper sont souvent oubliées jusqu’au moment de préparer les en-cas.
Réservez un portant et des cintres pour chaque zone de vestiaire prévue, avec quelques cintres libres par portant. Installez aussi les tables et les chaises avant de tester l’accueil et la circulation entre les salles.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins une heure avant l’ouverture. Préparez plusieurs rallonges et multiprises, car les prises disponibles sont rarement placées là où la technique doit être installée.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes de théâtre ?: Prévoyez au minimum un verre par visiteur attendu, plus 10 à 15 % de marge. Pour 80 visiteurs, cela représente environ 90 verres réutilisables, afin de couvrir les changements et les pertes temporaires.
Quelle quantité de café faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une tasse de café ou de thé par personne, avec 10 % de marge. Pour 60 visiteurs, prévoyez donc environ 65 à 70 tasses et assez de capacité dans les machines à café et les thermos pour éviter une préparation au dernier moment.
Quand acheter les boissons et les en-cas ?: Achetez les produits non périssables trois à sept jours avant la journée portes ouvertes. Les boissons à servir fraîches et les en-cas sensibles doivent être vérifiés et achetés la veille, puis mis au frais le jour même.
Combien de chaises faut-il pour l’accueil d’une troupe de théâtre ?: Prévoyez une chaise par personne assise simultanément, puis ajoutez 10 % pour les accompagnateurs et les arrivées imprévues. Si 50 visiteurs peuvent assister à une présentation, préparez environ 55 chaises, en gardant un passage dégagé.

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