Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’un centre pour jeunes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que des boissons et quelques collations. Il faut prévoir un accueil fluide, de la vaisselle réutilisable, du café et du thé, ainsi que le matériel nécessaire aux activités et aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les emprunts avant le jour J. Prévoyez aussi des solutions de conservation au froid et assez de prises pour installer l’équipement audio sans rallonge improvisée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Bolsqté 40
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 8
Affichesqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Décoration de tableqté 8

Matériel de sport

Ballonsqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Cible de fléchettes
Fléchettesqté 12
Raquettes de tennis de tableqté 6
Balles de tennis de tableqté 24
Jeuxqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Porte-sacs-poubelleqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Ice tea - 5 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 8 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Popcorn - 5 sachets
- Mini bretzels - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Mini muffins - 6 boîtes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 6 grappes
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 4 sacs
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Poivrons - 8 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Garniture végétarienne - 1 kilo
- Baguettes - 10 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Mélange d’épices - 3 sachets
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets réutilisables par visiteur attendu, afin d’en garder pour les activités et le remplacement des gobelets utilisés.
Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les bénévoles et les arrivées imprévues. Refroidissez les boissons la veille.
Réservez la vaisselle et le matériel de café au moins 7 jours avant l’ouverture. Les tasses, verres à thé, plateaux et thermos sont souvent oubliés lors des achats de dernière minute.
Prévoyez une table d’accueil, des chaises et des poubelles à proximité de l’entrée. Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Testez les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage, l’ordinateur portable et les multiprises 24 heures avant. Gardez une rallonge supplémentaire si les prises sont éloignées de l’espace d’animation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % pour les bénévoles et les inscriptions de dernière minute.
Combien de vaisselle faut-il pour un centre pour jeunes ?: Prévoyez au minimum 2 gobelets par personne attendue, plus 10 % de réserve. Pour les assiettes, bols, couverts, tasses à café et verres à thé, comptez une pièce par service et par personne.
Quand acheter les collations et les boissons ?: Achetez les produits longue conservation 3 à 5 jours avant. Faites les courses fraîches et mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières la veille de la journée portes ouvertes.
Quand tester le matériel audio et les prises ?: Faites un premier test 24 heures avant, puis vérifiez les branchements 60 minutes avant l’accueil. Testez chaque microphone, le son des haut-parleurs, les rallonges et les multiprises sur place.

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