Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de danse ?

Pour une journée portes ouvertes du club de danse, prévois à la fois l’accueil des visiteurs, les ateliers et la soirée dansante. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les gobelets, l’eau et la signalétique entre les salles. Compte environ un verre d’eau par participant et par heure, puis ajoute une réserve de 20 %. Prépare aussi les badges, programmes et listes d’inscription avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à café réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Serviettesqté 40
Bouteilles d'eauqté 40

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Ruban adhésifqté 6
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20
Brochures du programmeqté 120
Panneaux d’orientationqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Roquette - 8 sacs
- Beurre - 2 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 4 boîtes
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour sols - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévois au moins 1 bouteille d’eau par participant pour une demi-journée, avec 20 % de réserve pour les enseignants et les bénévoles. Remplis les glacières avant l’arrivée du public.
Pour l’accueil, imprime les listes d’inscription et les programmes la veille, puis prépare environ 10 % de badges nominatifs supplémentaires par rapport aux inscrits confirmés.
Vérifie le matériel audio dans chaque salle au moins 24 heures avant : table de mixage, microphone, ordinateur portable, rallonges, multiprises et câbles de recharge doivent être compatibles et testés.
Installe les panneaux d’orientation avant l’ouverture, notamment à l’entrée, devant la table d’inscription et à chaque changement de salle. Un plan visible évite de mobiliser un bénévole pour chaque question.
Prévois une vaisselle réutilisable suffisante pour le premier service, puis un espace clairement identifié pour déposer les verres, tasses, assiettes et couverts utilisés. Les carafes et thermos doivent être remplis juste avant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de bouteilles d’eau prévoir pour une journée portes ouvertes de danse ?: Compte 1 bouteille par participant pour une demi-journée, ou 2 pour une journée complète. Ajoute 20 % de réserve pour les enseignants, les bénévoles et les visiteurs supplémentaires.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Imprime les listes d’inscription et les programmes la veille. Prépare les badges au plus tard le matin même, avec environ 10 % d’exemplaires vierges en plus pour les inscriptions de dernière minute.
Quel matériel audio faut-il vérifier avant les ateliers de danse ?: Teste la table de mixage, le microphone, l’ordinateur portable, les rallonges, les multiprises et les câbles de recharge au moins 24 heures avant. Prévois un contrôle rapide dans chaque salle avant le premier atelier.
Combien de vaisselle réutilisable faut-il prévoir ?: Prévois au minimum 1 verre, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne pour chaque service, ainsi que 10 à 20 % de réserve. Pour le café, compte 1 tasse par personne et par service.

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