Que prévoir pour une journée portes ouvertes au commissariat ?

Une journée portes ouvertes au commissariat demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut aussi organiser un accueil fluide, orienter les visiteurs et équiper les démonstrations sans créer de câbles dans les passages. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à prévoir pour une visite avec inscriptions, badges, espace extérieur et temps de convivialité. Vérifiez les quantités après avoir fermé les inscriptions, puis gardez une marge pour les visiteurs qui se présentent sans réservation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Accueil
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 200
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Panneaux d’informationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Casques pour enfantsqté 20
Draisiennesqté 6
Kits d'empreintes digitalesqté 6
Loupesqté 10
Gants pour les démonstrationsqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait chocolaté - 8 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 20 sacs
- Pommes - 15 kilogrammes
- Bananes - 10 kilogram
- Raisins - 8 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Mini-bretzels - 6 sachets
- Dés de fromage - 5 kilogrammes
- Concombre - 6 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Petits pains - 250 pièces
- Tranches de fromage - 5 kilogrammes
- Tranches de filet de poulet - 4 kilogram
- Sandwichs au houmous - 50 pièces
- Brioches aux raisins secs - 50 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Garniture vegan - 3 kilogrammes
- Barres de céréales sans noix - 100 pièces
- Sucettes glacées - 150 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gants jetables - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de poubelle à pédale - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 12 bouteilles
- Gel désinfectant - 12 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Éponges à récurer - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage jetables - 6 paquets
- Pansements - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez les boissons au moins la veille : comptez deux à trois consommations par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée de la visite. Refroidissez-les avant l’ouverture et gardez une partie en réserve dans des glacières.
Préparez l’accueil avec les badges nominatifs, la liste imprimée des inscrits et deux postes d’enregistrement si le flux est important. Deux tablettes ou ordinateurs évitent qu’une file se forme dès l’arrivée des visiteurs.
Réservez les rallonges à enrouleur, multiprises et batteries externes avant le montage. Prévoyez au moins un point d’alimentation de secours pour les terminaux de paiement, les microphones et le matériel de projection.
Imprimez les panneaux de stationnement, les indications de visite et le programme au plus tard la veille. Placez un panneau à chaque changement de direction afin qu’aucun visiteur ne doive demander son chemin.
Comptez la vaisselle selon le nombre de personnes attendues, avec une marge d’environ 10 %. Les verres réutilisables, tasses, assiettes et couverts doivent être disponibles avant l’arrivée du traiteur, pas au moment du service.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes au commissariat ?: Prévoyez les boissons, les encas, la vaisselle réutilisable, les fournitures d’accueil et la signalétique. Ajoutez le matériel nécessaire aux démonstrations : haut-parleurs, microphones, rallonges, multiprises et batteries externes.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson supplémentaire par heure. Ajoutez une marge de 10 % si les inscriptions ne sont pas obligatoires ou si l’événement se déroule par temps chaud.
Quand préparer les badges et la liste des inscrits ?: Imprimez la liste des inscriptions et préparez les badges la veille, après la dernière mise à jour du formulaire. Gardez quelques badges vierges pour les visiteurs non inscrits ou les changements de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez une table d’accueil, des chaises si l’attente peut durer, des ordinateurs portables ou tablettes et, si nécessaire, un terminal de paiement mobile. Installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture pour tester la connexion et le matériel.

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